Konsultacja

Istota zarządzania projektami

Rozwiń Zwiń

Zarządzanie projektami to sposób na przekształcenie pomysłu w konkretny rezultat poprzez skuteczne zarządzanie wszystkimi etapami pracy.

W praktyce obejmuje ono planowanie, organizację, zarządzanie zasobami oraz kontrolę realizacji zadań w celu osiągnięcia określonych celów projektu w ustalonym czasie i w ramach budżetu.

Zarządzanie projektami realizuje się poprzez działania w ramach procesów, które można podzielić na pięć grup:

  • Procesy inicjowania (Initiation);
  • Procesy planowania (Planning);
  • Procesy realizacji (Execution);
  • Procesy monitorowania i kontroli (Monitoring & Control);
  • Procesy zamknięcia (Closure).
Cykl życia projektu
  • Cykl życia
  • Schemat koncepcyjny
Frame 1597882191

Istota zarządzania projektami polega na działaniach niezbędnych do osiągnięcia zamierzonego rezultatu, z uwzględnieniem różnych rodzajów ograniczeń i wykorzystywanych zasobów.

Zasoby można podzielić na typy:
  • Materialne (Material);
  • Finansowe (Cost);
  • Pracownicze (Labor/Work).
Mogą wystąpić następujące ograniczenia (zasada „żelaznego trójkąta”):
  • Koszt (Cost);
  • Jakość (Quality);
  • Zakres (Scope);
  • Czas (Duration).

Typy projektów

Z punktu widzenia metody zarządzania projekty dzieli się na:

Icon Technical ecosystem

Przewidywalne (Waterfall)

wszystkie elementy projektu mogą być zaplanowane z określoną dokładnością już na etapie początkowym.

Icon Extensibility

Adaptacyjne (Agile)

projekt planuje się z niską dokładnością na starcie i wysoką dokładnością dla poszczególnych iteracji (Sprintów) w trakcie realizacji.

Icon Security

Hybrydowe (Hybrid)

zawiera elementy obu typów, co pozwala wykorzystywać elementy zarówno z typów przewidywalnych, jak i adaptacyjnych.

Dobór odpowiedniej metodyki (lub typu projektu) zwykle zależy od szeregu czynników, które mogą się wzajemnie równoważyć. Metoda zarządzania powinna być przemyślana i uwzględniać specyfikę projektu, możliwości organizacji realizującej projekt oraz istniejące ograniczenia.

Przykładowe czynniki wpływające na wybór typu projektu:
  • Rozmiar projektu (nakład pracy, wielkość zespołu) — im większy projekt, tym bardziej pasuje do Waterfall.
  • Charakter projektu — niektóre projekty trudno zrealizować w Agile (np. budownictwo), inne zaś nie nadają się do Waterfall (np. badawczo-rozwojowe).
  • Stopień powiązania funkcji końcowego produktu — im bardziej złożone i współzależne są funkcje (podsystemy, moduły), tym trudniej je projektować i testować niezależnie, co ogranicza zastosowanie Agile.
  • Przewidywana liczba zmian w trakcie realizacji — im więcej zmian, tym bardziej uzasadnione jest zastosowanie Agile.
  • Możliwości organizacyjne — Agile wymaga szybkiej reakcji na zmiany; jeśli organizacja nie jest w stanie jej zapewnić, bardziej odpowiedni jest Waterfall.
  • Kluczowe ograniczenie ze strony klienta — zazwyczaj dla Agile to czas, a dla Waterfall — jakość.

Projekty występują we wszystkich typach organizacji — zarówno komercyjnych, jak i non-profit — i różnią się między sobą typem, rozmiarem, celem i zasobami. Zbiór projektów połączonych ze sobą pod względem celu, zasobów, kierunku czy klienta nazywa się Programem projektów (Program).

Na poziomie organizacji projekty i programy tworzą Portfel projektów (Portfolio), który z kolei może dzielić się na subportfele, odzwierciedlając strategiczne i operacyjne cele firmy w określonym okresie. Zarządzanie całym zbiorem projektów i powiązanych elementów (zadań, zasobów, ryzyk itd.) jest ściśle związane z następującymi obszarami:
  • Zarządzanie finansami — budżetowanie (Budgeting);
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi (Human Resource Management);
  • Zarządzanie umowami (Contract Management);
  • Zarządzanie magazynami (Inventory/WMS Management);
  • Zarządzanie sprzedażą (Sales Management);
  • Zarządzanie zakupami (Purchase Management) itp.

Na podstawowym poziomie zarządzanie projektem obejmuje planowanie, kontrolę i korygowanie podstawowych i wtórnych czynników zarządczych, w tym ich zrównoważenie.

Do podstawowych czynników zarządzania zalicza się:
  • Zakres prac (Scope) — wynik dekompozycji wymagań jakościowych projektu przedstawiony jako struktura zadań (WBS).
  • Nakład pracy (Effort) — czas pracy (Work) i zużycie zasobów materialnych (Consumption).
  • Dostępność (Availability) — planowane wykorzystanie zasobów lub dostaw w kalendarzu.
  • Koszt zasobu (Resource Cost) i cena zasobu (Price) — istotne zwłaszcza w projektach komercyjnych.

Inne wskaźniki oblicza się na podstawie czynników podstawowych (np. czas trwania projektu (Duration)) lub są ich pochodnymi (np. ryzyka (Risks)).

Podsumowując, istota zarządzania projektem to właściwe planowanie, rejestrowanie rzeczywistych wskaźników, analiza odchyleń i korygowanie parametrów z uwzględnieniem ograniczeń i ryzyk — po to, by osiągnąć założone cele.

Prowadzenie ewidencji projektów (Project Accounting) to proces systematycznej rejestracji, śledzenia i analizy wszystkich danych związanych z realizacją projektu, w szczególności finansów, czasu i zasobów. Może obejmować ewidencjonowanie kosztów, czasu pracy, monitorowanie wykorzystania materiałów i sprzętu, a także kontrolę zgodności z budżetem i terminami.

Jest to zatem narzędzie niezbędne do realizacji następujących funkcji:
  • Kontrola wszystkich zasobów projektu;
  • Ocena efektywności wykorzystania zasobów;
  • Analiza odchyleń między planem a wykonaniem;
  • Podejmowanie działań zapobiegawczych lub korygujących.

Dlatego zarządzanie projektami oraz ich ewidencja są integralną częścią procesów zarządczych firmy i obejmują świadome zarządzanie zarówno wskaźnikami ilościowymi (zadania, zasoby, godziny pracy), jak i finansowymi (koszty, przychody). W zależności od profilu firmy projekty mogą być głównym źródłem przychodu lub środkiem realizacji zmian (Change Management).

Frame 1597882191 (1)

Jednocześnie ewidencja projektów w części dotyczącej wskaźników ilościowych (zbieranie i rejestrowanie rzeczywistych danych o nakładzie pracy, czasie trwania itp.) jest zawsze pierwotna — czyli niezbędna do dalszych obliczeń wskaźników finansowych (przepływy pieniężne, koszty własne, zysk itp.).

Jeżeli w systemie zarządzania nie ma modułu, który obejmuje zarządzanie podstawowymi wskaźnikami, oznacza to, że planowanie i ewidencję danych ilościowych trzeba będzie prowadzić ręcznie lub poza systemem. To samo dotyczy również ewidencji parametrów finansowych. Dlatego obecność, automatyzacja i prawidłowa organizacja procesów zarządzania projektami i ich ewidencjonowania mają kluczowe znaczenie zarówno dla firm, których działalność opiera się na sprzedaży wyników prac projektowych (dla nich te funkcje są rdzeniem systemu zarządzania), jak i dla firm, które traktują projekty jako narzędzie wdrażania zmian w głównym biznesie (dla nich są one istotnym elementem systemu zarządzania).

Istota automatyzacji zarządzania projektami

Rozwiń Zwiń

Nowoczesny, kompleksowy system automatyzacji pracy z projektami powinien obejmować:

  • zarządzanie projektami;
  • ewidencję danych w trakcie projektu.

Zarządzanie projektami koncentruje się na zapewnieniu skutecznej realizacji projektu, dotrzymaniu terminów, osiągnięciu celów oraz efektywnym wykorzystaniu zasobów. Natomiast ewidencja projektów dotyczy głównie dokumentowania i raportowania, rozliczania wykorzystanych zasobów, a także kontroli kosztów.

System powinien zapewniać obsługę takich procesów jak:

Przegląd Project Management & Accounting w Microsoft Dynamics 365 Finance

Możliwości oprogramowania do automatyzacji procesów zarządzania projektami w module Project Management & Accounting

  • Scope management
  • Resource management
  • Time management
  • Project forecast
  • Вudgeting
  • Project execution, control and closure
  • Analisys and reporting
  • Integration
Scope management
Planowanie prac
System umożliwia tworzenie szczegółowych planów projektów przy użyciu struktury podziału pracy (WBS). Plan prac opracowuje się w celu:
  • Sprecyzowania zakresu prac dla konkretnych zadań.
  • Opracowania harmonogramu prac projektowych.
  • Oszacowania kosztu każdego zadania oraz całego projektu.
Zastosowanie WBS zapewnia planowanie, zarządzanie i kontrolę nad realizacją projektu. Stopień szczegółowości w WBS zależy od wymaganego poziomu kontroli. Projekty, w których bardzo ważne jest wprowadzanie zmian w zakresie terminów realizacji lub kosztów, wymagają szczegółowego WBS oraz dokładnego śledzenia postępu i kosztów w ramach WBS. WBS stanowi podstawę całego systemu planowania projektu, bez której nie jest możliwe planowanie czasu trwania, budżetu, zasobów ani kontrola przebiegu realizacji projektu.
Resource management
Planowanie zasobów
Planowanie zasobów w module Project Management & Accounting odbywa się w zależności od rodzaju zasobów — zasoby ludzkie, materiały lub wydatki. Planowanie zasobów ludzkich obejmuje ocenę kwalifikacji pracownika zgodnie z jego umiejętnościami, poziomem biegłości i doświadczeniem zawodowym w celu określenia roli. W systemie rejestrowany jest koszt godziny pracy pracownika. System umożliwia wybór pracowników z dowolnej firmy należącej do holdingu lub grupy. To pozwala na:
  • Łatwe przypisywanie właściwych zasobów zgodnie z określonymi rolami i rezerwowanie pracowników do konkretnych zadań lub ich części,
  • Oszacowanie zapotrzebowania na zasoby w całym cyklu życia projektu,
  • Dokładne rozliczanie i uniknięcie problemów z dostępnością zasobów, co wspiera efektywne planowanie i realizację,
  • Oszacowanie kosztów i wstępnego budżetu na podstawie przypisanych ról i zasobów.
Planowanie zasobów materialnych lub kosztów może być realizowane w ujęciu ilościowym lub ilościowo-wartościowym, w zależności od potrzeb organizacji.
Time management
Planowanie czasu trwania projektu
Planowanie czasu trwania projektu obejmuje utworzenie kalendarza. Domyślny szablon kalendarza jest wybierany automatycznie, ale można go zmienić dla konkretnego projektu. Kalendarz określa następujące atrybuty projektu:
  • Godziny pracy, w tym czas rozpoczęcia i zakończenia dnia roboczego;
  • Dni robocze;
  • Wyjątki w kalendarzu, np. dni wolne od pracy.
Dostosowany kalendarz jest używany do planowania projektu i czasu pracy zasobów przydzielonych do niego. Wyrównywanie obciążenia zasobów może być wykonywane w ramach harmonogramowania zasobów lub poprzez ustawienie ograniczeń, co pozwala ocenić całkowity czas trwania projektu. Czas trwania projektu zależy bezpośrednio od liczby zadań, logiki ich realizacji, liczby i dostępności zasobów oraz od kalendarza roboczego projektu.
Project forecast
Prognozowanie
Prognozowanie projektu jest stosowane, gdy organizacja ma operacyjną perspektywę skoncentrowaną na przychodach i kosztach wynikających z określonych operacji. Prognozowanie projektu umożliwia wprowadzanie planowanych operacji dla każdego typu zasobu. Każdy atrybut dostępny do realizacji rzeczywistych operacji z tym zasobem może być wykorzystany do prognozowania operacji, na przykład:
  • ilość materiału oraz jego charakterystyka,
  • koszty najmu linii,
  • przewożony ładunek,
  • godziny na wdrożenie.
Można także prognozować, po jakim czasie od poniesienia wydatków zostanie wystawiona faktura dla klienta Operacje prognozowania projektu opierają się na ilościach i kwotach oraz wykorzystują słowniki z innych modułów, takich jak Dynamics 365 Supply Chain Management i Dynamics 365 Human Resources.
Вudgeting
Budżetowanie
Budżet jest głównym planem finansowym projektu, który umożliwia kontrolę realizacji oraz zapobiega przekroczeniom kosztów. Budżetowanie wykorzystuje jeden formularz do wprowadzania danych początkowych budżetu i jego korekt, a także pozwala sporządzać prognozy oparte wyłącznie na kwotach, kategoriach lub rodzajach działalności. Budżet można przygotować według następujących parametrów:
  • wydatki,
  • przychody i wydatki.
W budżetowaniu projektowym wszystkie budżety początkowe i zmiany są przesyłane do zatwierdzenia. Zapewnia to większą kontrolę nad procesem oraz tworzy zapis historii zmian. Budżety projektów są integrowane z budżetem ogólnym firmy,co pozwala kontrolować wydatki w całej organizacji.
Project execution, control and closure
Realizacja, kontrola i zamknięcie projektu
Główne kroki realizacji, kontroli i zamknięcia projektu:
  • Rejestracja wydatków – poprzez karty pracy, raporty kosztów, zamówienia zakupu i inne dokumenty. Wydatki można wprowadzać, zatwierdzać i weryfikować w trakcie realizacji projektu, korzystając z aplikacji mobilnej Dynamics 365 Project Timesheet lub przeglądarki.
  • Powiązanie z projektem – wszystkie wydatki są przypisywane do konkretnego projektu lub zadań, aby móc śledzić, na co dokładnie zostały przeznaczone środki.
  • Zatwierdzanie wydatków – kontrola i akceptacja przez odpowiednich przełożonych lub kierowników projektów.
  • Uznanie wydatków – zatwierdzone wydatki są rejestrowane w systemie jako koszty projektu i uwzględniane w ogólnym budżecie projektu.
  • Uznanie przychodów – na podstawie zarejestrowanych i zatwierdzonych wydatków przygotowuje się faktury dla klientów i innych interesariuszy. Przychód jest ujmowany metodą ceny stałej, metodą kontraktu ukończonego lub metodą procentu ukończenia projektu.
Takie podejście do rozliczeń zapewnia przejrzystość, dokładność i kontrolę nad wszystkimi aspektami projektu.
Analisys and reporting
Analiza i raportowanie
Project Management & Accounting umożliwia przeprowadzanie wieloczynnikowej analizy stanu projektu. Wyróżniane są obszary, w których wystąpiły opóźnienia lub, przeciwnie, zadania zostały wykonane przed terminem, co pozwala szybko reagować na odchylenia. Analiza zasobów:
  • zasoby ludzkie,
  • zasoby materialne,
  • zasoby finansowe.
Monitorowanie efektywności Śledzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) oraz innych istotnych mierników za pomocą wbudowanych paneli w celu identyfikacji problemów i podejmowania uzasadnionych decyzji. Wbudowane narzędzia analityczne Narzędzia do analizy danych, w tym raporty, pulpity (dashboardy) oraz wykresy.
Analiza danych pozwala powiązać wskaźniki rzeczywiste z planowanymi dzięki uzyskaniu informacji z różnych perspektyw i tworzeniu prognoz.
Integration
Integracja
Moduł Project Management & Accounting jest w pełni zintegrowany z ekosystemem Microsoft Dynamics 365, w tym z D365 Finance (zarządzanie finansami), D365 Human Resources (zarządzanie personelem), D365 Supply Chain Management (zarządzanie łańcuchem dostaw) i D365 Sales (zarządzanie relacjami z klientami). Moduł Project Management & Accounting współpracuje także z innymi produktami Microsoft:
  • Microsoft Project,
  • Microsoft Teams,
  • SharePoint,
  • Power BI,
  • Azure DevOps,
  • OneDrive.
Moduł Project Management & Accounting można również zintegrować z innymi systemami zarządzania projektami (np. Jira, Trello) według wcześniej zdefiniowanych parametrów integracji, takich jak Data Import/Export Frameworks, Power Platform czy integracje oparte na API.

Scenariusze wdrożenia modułu Project Management & Accounting

01 Scenariusz

Rozszerzenie D365FO

Rozbudowa istniejącego systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications (Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management, Dynamics 365 Human Resources, Dynamics 365 Commerce) o funkcjonalności Project Management & Accounting.

02 Scenariusz

Migracja do D365FO

Migracja ze starszej wersji systemu ERP do Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Apps poprzez wdrożenie modułu Project Management & Accounting w pierwszej kolejności.

Zamów konsultację

Wpływ na wskaźniki działalności firmy dzięki automatyzacji procesów zarządzania projektami i ich ewidencji w ramach D365FO

Efektywne wykorzystanie zasobów

Optymalne rozdzielanie pracy z uwzględnieniem umiejętności i dostępności pracowników, skuteczne planowanie materiałów i sprzętu dla wszystkich projektów realizowanych w organizacji. Możliwość różnicowania ewidencji kosztów w zależności od typu i celów danego projektu lub grupy projektów.

Elastyczność

Realizacja i analiza projektów o dowolnym poziomie złożoności i z wykorzystaniem różnych typów zasobów — zarówno w ramach jednego projektu, jak i wielu projektów jednocześnie, w skali działu lub całej organizacji. Możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb firmy, w tym kastomizacji procesów biznesowych i raportowania.

Integracja

Moduł Project Management & Accounting zapewnia pełną integrację z innymi modułami D365FO Apps, co umożliwia spójne zarządzanie projektami, finansami, zasobami i relacjami z klientami w jednym środowisku.

Dokładne planowanie

Dzięki strukturze podziału pracy (WBS) oraz narzędziom prognozowania, system umożliwia szczegółowe planowanie zadań, zasobów i budżetów, co pozwala uniknąć nieprzewidzianych kosztów i problemów.

Optymalizacja kosztów

Funkcje kontroli kosztów pozwalają na bieżąco śledzić budżet na każdym etapie realizacji projektu i terminowo identyfikować potencjalne przekroczenia.

Minimalizacja ryzyka

Wykorzystanie pulpitów menedżerskich i raportów do monitorowania ryzyk w czasie rzeczywistym pozwala szybko reagować na zmiany.

Mobilność

Dostęp do systemu z różnych urządzeń zapewnia elastyczność i wygodę pracy, niezależnie od lokalizacji.

Komunikacja

System umożliwia efektywną komunikację pomiędzy uczestnikami projektu, co pozwala uniknąć nieporozumień i opóźnień.

Kluczowe cechy modułu Project Management & Accounting, które usprawnią zarządzanie projektami w Twojej firmie

Łatwa integracja online z innymi modułami

Moduł Project Management & Accounting płynnie integruje się z innymi modułami Dynamics 365 Finance and Operations Applications (Księga główna, Zobowiązania i należności, Zakupy, Zarządzanie zapasami i magazynem, Zarządzanie personelem, Sprzedaż i marketing, Produkcja, Analityka i raportowanie). Dzięki temu zwiększa się efektywność, dokładność i transparentność procesów księgowych w firmie.

Planowanie finansowe i kontrola

Automatyzacja procesów zarządzania projektami i ewidencji w ekosystemie Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Apps zapewnia kompleksowe wsparcie dla projektów — od startu do zakończenia — gwarantując pełną kontrolę finansową i transparentność.

Szybkość i prostota wdrożenia

Wdrożenie modułu Project Management & Accounting daje szybkie rezultaty, ponieważ obejmuje cały cykl realizacji projektów: planowanie i realizację, zarządzanie czasem, zasobami i kosztami, fakturowanie i rozliczanie przychodów, budżetowanie oraz kontrolę kosztów — wszystko w ramach jednego ekosystemu D365FO Apps.

Zaawansowane raporty i analityka

Dzięki zaawansowanym narzędziom raportowym i analitycznym w ekosystemie Microsoft D365FO moduł Project Management & Accounting umożliwia dogłębną analizę, monitorowanie i kontrolę wykorzystania wszystkich rodzajów zasobów oraz wskaźników finansowych. Pomaga to w podejmowaniu trafnych decyzji, optymalizacji procesów i zwiększaniu ogólnej produktywności.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Moduł Project Management & Accounting w D365FO, dzięki wcześniej zdefiniowanym parametrom integracji, takim jak Data Entities, Data Import/Export Frameworks, Power Platform czy integracja API, może harmonijnie współpracować z innymi systemami, usprawniając przepływ danych i zapewniając spójny wgląd w operacje biznesowe.

W razie jakichkolwiek pytań można zamówić konsultację lub otrzymać dodatkowe materiały

Zamów prezentację Zamów konsultację

Zaufali nam

O SMART business

Łączymy zaawansowane technologie i procesy biznesowe, aby pomóc naszym klientom odnieść sukces szybko i skutecznie

SMART business to czołowy partner Microsoft w zakresie rozwoju, wdrażania i wsparcia nowoczesnych systemów ERP, CRM, HRM, rozwoju usług w chmurowych oraz rozwiązań Microsoft opartych na analityce predykcyjnej i uczeniu maszynowym.



Posiadając 6 z 6 Microsoft Solutions Partner Designations, korzystamy wyłącznie z najlepszych praktyk i najnowocześniejszych narzędzi, aby zapewnić naszym klientom szybką realizację strategicznych celów biznesowych.

lat udanej
pracy na rynku IT
klientów na
całym świecie
specjalistów certyfikowanych
przez Microsoft
krajów, wiedza międzybranżowa
6 z 6 Microsoft Solutions Partner Designations
mail
Zapytanie zostało przyjęte
Dzień dobry! Dziękujemy za zainteresowanie ekosystemem Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications.
Wkrótce skontaktujemy się z Państwem.
Z wyrazami szacunku
Dziękuję!
Subskrypcja newslettera Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications została pomyślnie zakończona
Prośba o prezentację została przyjęta
Dzień dobry! Dziękujemy za zainteresowanie ekosystemem Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications.
Wkrótce skontaktujemy się z Państwem.
Z wyrazami szacunku
Zespół SMART business