Projekty wdrażania systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) są stosunkowo złożone ze względu na ryzyko technologiczne i organizacyjne, a także wiele wzajemnie powiązanych procesów, które mają zostać zautomatyzowane. Często istniejące procesy są również modyfikowane podczas realizacji projektu. Kluczowe dla sukcesu takiego wdrożenia są: właściwe podejście projektowe, przestrzeganie procedur oraz wykorzystanie sprawdzonej metodologii.
Projekt wdrożenia systemu ERP Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications stosowany przez firmę SMART business można przedstawić w następujący sposób:
Etapy wdrażania systemu ERP
- Rozpoczęcie projektu
- Analiza i modelowanie procesów
- Konfiguracja systemu
- Testowanie systemu
- Wdrożenie systemu/Przygotowanie do uruchomienia
- Uruchomienie/Wsparcie
- Zarządzanie zmianami
Przyjrzyjmy się temu bliżej. Projekt wdrożenia systemu ERP Microsoft D365FO Apps obejmuje następujące etapy (fazy). W zależności od specyfiki projektu, fazy te mogą być realizowane ściśle sekwencyjnie lub częściowo równolegle:
I. Rozpoczęcie projektu (Project start)
Prace w ramach tej fazy mają na celu zainicjowanie projektu oraz uzyskanie informacji i planów niezbędnych do realizacji dalszych kroków. Kluczowymi rezultatami tego etapu są:
- Plan projektu (Project Baseline). Plan ten opracowany zostanie na podstawie wyników Oceny Projektu (patrz artykuł „Proces wyceny wdrożenia systemu ERP”), ale w tym przypadku zostanie on dostosowany do rzeczywistych zasobów, ich kalendarzy i warunków umowy. Zatwierdzony plan projektu służy jako punkt odniesienia, który umożliwia dalsze porównywanie rzeczywistych wyników projektu z planowanymi wynikami (działania, czas trwania, koszty, zasoby, koszty pracy, dane dotyczące harmonogramu).
- Struktura organizacyjna projektu i role. Wstępne określenie tych danych może być dokonane w ramach działań przedprojektowych (patrz artykuł „Proces wyceny wdrożenia systemu ERP”), ale ostateczne zatwierdzenie odbywa się na tym etapie.
Poniżej przedstawiono schemat etapu rozpoczęcia projektu:
II. Analiza i modelowanie procesów (Process modelling and analysis)
Etap ten obejmuje:
- Analizę bieżących procesów, architektury i przepływów danych (As Is Model) w formie wywiadów oraz udokumentowanie ich wyników w formie opisu tekstowego i opracowania schematów procesów.
- Zbieranie wymagań i ograniczeń dotyczących procesów, przepływów danych i form prezentacji informacji oraz dokumentowanie ich w odpowiedniej formie.
- Modelowanie systemu w celu uwzględnienia wymagań dotyczących procesów, przepływów danych i form prezentacji informacji.
- Formalizacja wymagań dotyczących pożądanych procesów, przepływów danych i form prezentacji informacji w formie dokumentu wymagań funkcjonalnych (FRD)). Dokument ten zawiera schematy mapowania procesów, opisy tekstowe tych schematów oraz inne informacje.
- Stworzenie backlogu wymagań i odpowiednich prac związanych z konfiguracją systemu, priorytetów wymagań i ich specyfiki w formie dokumentu Fit&Gap, gdzie:
- Fits – działania związane z konfiguracją systemu,
- Gaps – opracowanie nowych lub rozszerzenie istniejących funkcji.
- Identyfikacja obszarów integracji systemu ERP z produktami firm trzecich, opis przepływów danych i parametrów technicznych wymiany informacji.
- Definiowanie i formalizowanie ogólnej architektury rozwiązania, która pokazuje system ERP i jego miejsce w ogólnej strukturze rozwiązania, wskazując obszary integracji i przepływy danych w ramach rozwiązania.
- Koordynacja dokumentów FRD i Fit&Gap w ramach Specyfikacji konfiguracji systemu.
- Doprecyzowanie planu projektu z ewentualnymi korektami w oparciu o dane Specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz, w razie potrzeby, modyfikacja i ponowne zatwierdzenie Podstawowego planu projektu (baseline).
W zależności od zastosowanego podejścia do wdrożenia systemu (standard lub prototyp), a także złożoności projektu, prace na etapie analizy i modelowania mogą się różnić zarówno pod względem zakresu, jak i kosztów pracy, a także treści. Przykładowo, dokument wymagań funkcjonalnych (FRD) nie jest opracowywany na potrzeby prostych procesów i projektów, a także projektów realizowanych zgodnie z modelem prototypowym, tj. opartych na funkcjonalności systemu skonfigurowanej jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Również dla takich projektów stosowana jest uproszczona i skrócona wersja analizy obecnych procesów Klienta. Tak więc zakres prac, koszty pracy, koszt i czas trwania etapu „Analiza i modelowanie” zależą bezpośrednio od:
- rodzaju wdrożenia (podejście standardowe lub oparte na prototypach);
- złożoności konkretnego procesu biznesowego;
- ogólnej złożoności projektu;
- liczby i specyfiki wymagań systemowych;
- liczby i specyfiki obszarów integracji;
- innych czynników.
Poniżej przedstawiono schemat etapu „Analiza i modelowanie” procesów:
III. Konfiguracja systemu (System Configuration)
Ten etap wdrażania systemu ERP obejmuje:
- Parametryzacja funkcji systemu (Perform Setups (Fits)).
- Dostosowanie funkcji systemu (Perform Development (Gaps)) – dodawanie/zmienianie funkcji, pól, filtrów, tworzenie raportów, formularzy podstawowych itp. przy użyciu wbudowanych narzędzi systemu:
- przygotowanie specyfikacji modyfikacji;
- realizacja modyfikacji;
- testowanie.
- Konfiguracja źródeł danych, przepływów pracy, parametrów danych, raportów przy użyciu wbudowanych narzędzi systemu (Configuration).
- Demonstracja prototypu systemu dla wybranych procesów.
- Omówienie i zatwierdzenie kluczowych specyfikacji dotyczących rozwoju.
- Przygotowanie scenariuszy testowych:
- scenariusze testów funkcjonalnych;
- scenariusze testów integracyjnych.
- Wewnętrzne testy funkcjonalne (Internal Functional Testing) – system jest testowany przy użyciu zasobów zespołu projektowego.
Poniżej przedstawiono schemat etapu „Konfiguracja”:
IV. Testowanie systemu (System Testing)
Etap ten obejmuje całościowe testowanie systemu w ramach:
- poszczególnych procesów, integracji lub grup procesów (Testowanie funkcjonalne– Functional Testing) – User Acceptance Testing:
- przygotowanie danych testowych;
- demonstrację działania systemu w ramach testowanych scenariuszy i szkolenie kluczowych użytkowników;
- system jest testowany przez kluczowych użytkowników przy wsparciu zespołu projektowego;
- dostosowanie systemu i odpowiednich scenariuszy testowych.
- Kompleksowe testowanie systemu jako całości (Testowanie integracyjne – End-to-End Testing):
- wewnętrzne testy integracyjne (Internal Integrational Testing) – system;
- zewnętrzne testy integracyjne (External Integrational Testing) – testowanie systemu przez kluczowych użytkowników przy wsparciu zespołu projektowego;
- dostosowanie systemu i odpowiednich scenariuszy testowych.
- Testy wydajnościowe są stosowane tylko w przypadku dużej liczby operacji i/lub użytkowników.
Poniżej przedstawiono schemat etapu „Testowanie systemu”:
V. Wdrożenie systemu/Przygotowanie do uruchomienia (System Deployment)
Na tym etapie wdrażania systemu ERP system jest przygotowywany do eksploatacji:
- Szkolenie użytkowników (kluczowych i końcowych). Główne szkolenie kluczowych użytkowników jest przeprowadzane podczas fazy testowania, ale dodatkowe szkolenie może być wymagane podczas fazy wdrażania systemu. Szkolenie użytkowników końcowych jest przeprowadzane przez kluczowych użytkowników klienta. W wyjątkowych przypadkach mogą być zaangażowani specjaliści Wykonawcy.
- Przygotowanie szablonów migracji danych.
- Migracja danych (ze starych/starszych systemów i ręcznie) oraz weryfikacja ich poprawności. To zadanie wykonywane jest przez specjalistów Zamawiającego. Należy również pamiętać, że zadanie to może wiązać się ze znacznym zwiększeniem kosztów pracy i zająć dużo czasu. Nieprawidłowe dane są jednym z najczęstszych problemów na etapie Uruchomienia systemu.
- Konfiguracja praw dostępu do danych systemu – przeprowadzana przez specjalistę Zamawiającego po odpowiednim przeszkoleniu.
- Przygotowanie środowiska produkcyjnego systemu.
- Przygotowanie planu uruchomienia systemu. Plan ten jest opracowywany w celu opisania krok po kroku działań mających na celu wprowadzenie systemu do eksploatacji. Działania te mogą być zarówno przygotowawcze, jak i opisywać kolejność wprowadzania działów/procesów do systemu zgodnie z kalendarzem.
- Realizacja planu uruchomienia systemu.
- Przygotowanie instrukcji ról użytkowników – realizowane przez specjalistę Zamawiającego na podstawie Scenariuszy testów funkcjonalnych.
Schemat etapu „Wdrożenie systemu” przedstawiono poniżej:
VI. Uruchomienie/Wsparcie (Go Live/Support)
Etap ten jest etapem końcowym dla projektu/wersji i obejmuje działania mające na celu uruchomienie systemu zgodnie z planem Go Live, wsparcie użytkowników w trakcie wykonywania zadań operacyjnych w systemie, usuwanie błędów i wprowadzanie zmian. Etap ten jest ograniczony czasowo, co zależy od warunków umowy. Działania realizowane na tym etapie:
- Wdrożenie planu uruchomienia.
- Wsparcie użytkowników.
- Rozwiązywanie problemów i błędów.
- Wprowadzanie zmian.
Po zakończeniu tego etapu wdrażania systemu ERP projekt/wersja uznaje się za zakończoną, po czym następuje etap wsparcia powdrożeniowego.
Schemat etapu „Uruchomienie systemu” przedstawiono poniżej:
Zarządzanie zmianami (Change Control)
Zarządzanie zmianami to zestaw podejść, dokumentów i procedur mających na celu wprowadzanie zmian w systemie i planie projektu w kontrolowany sposób. Zmianami są zwane wszelkie modyfikacje uzgodnionych dokumentów projektowych (FRD, F&G, Architecture, Points of Integrations, Project Baseline, wszystkie rodzaje scenariuszy testowych, szablon importu danych itp.) Procedura zarządzania zmianami obejmuje następujące kroki:
- Inicjacja i opis wniosku o zmianę (Change Request – CR):
- Opis potrzeby;
- Ustalenie priorytetów.
- Analiza wniosku przez specjalistę odpowiedzialnego za dany obszar:
- Istota wniosku;
- Celowość;
- Obszary wpływu zmian.
- Dokonanie przeglądu Analizy wniosku przez kierownictwo projektu.
- Ocena wniosku przez specjalistę odpowiedzialnego za dany obszar:
- Szacowanie pracochłonności;
- Koszt;
- Czas trwania.
- Dokonanie przeglądu przez inicjatora zmiany, członka zespołu zarządzania projektem i podjęcie decyzji:
- Akceptuj;
- Odrzuć;
- Odłóż.
- Realizacja wniosku, jeśli został zaakceptowany:
- Dodanie do planu i dostosowanie Project Baseline;
- Wykonanie prac;
- Testowanie:
- Wewnętrzne;
- Zewnętrzne.
- Demonstracja działania systemu po wdrożeniu zmiany;
- Wdrożenie zmiany (Deployment).
Należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Zmiany są jednym z najczęstszych powodów wydłużenia czasu trwania i zwiększenia kosztów projektu.
- Złożone zmiany mogą być wdrażane iteracyjnie.
- Nieprzestrzeganie powyższej procedury zarządzania zmianami może prowadzić do nieprzewidywalnych konsekwencji dla wydajności systemu.
- Liczba zmian zależy bezpośrednio od jakości pracy na etapie „Analiza i modelowanie” oraz odpowiednich dokumentów projektowych.
- Koszty pracy związane z wdrożeniem ewentualnych zmian są zazwyczaj niemożliwe do dokładnego zaplanowania. Z tego powodu w planie uwzględniane są rezerwy.
Poniżej przedstawiono schemat procesu „Zarządzanie zmianą”:
Podejście do wdrażania projektów ERP opartych na Dynamics 365 finance and operations applications wykorzystywane przez SMART business, które jest oparte na metodologii Microsoft Sure Step (Success by Design) to logiczny i kompleksowy zestaw procesów, dokumentów i procedur. Przestrzeganie tego podejścia w projektach wdrożeniowych jest kluczowym elementem udanej realizacji projektu systemu ERP o dowolnej złożoności.
Ponad 20 lat w zarządzaniu biznesem, projektami i sprzedażą. Prezes Project Management Institute (PMI), Kyiv Chapter w latach 2007-2012. Praktyczne doświadczenie we wdrażaniu projektów w zakresie planowania zasobów korporacyjnych (ERP), zasobów ludzkich (HR), marketingu, organizacji, EPM, PPM, BPMS i procesów biznesowych (BP).
