Proces wyceny wdrożenia systemu ERP jest przeprowadzany w celu określenia następujących kuczowych atrybutów:
- Zakres (Scope)
- Koszt pracy (Work);
- Czas trwania projektu (Duration);
- Etap uruchomienia systemu (Release plan)
- Koszt projektu (Cost);
- Licencjonowanie;
- Skład zespołu projektowego (Team);
- Założenia i ograniczenia (Assumptions & Constraints).
Poniżej przedstawiono schemat procesu wyceny, skład i końcowe wyniki operacji w ramach tego procesu:
Proces wyceny projektu realizowany w ścisłej współpracy Zamawiającego z Wykonawcą można opisać w następujący sposób:
- Określenie ogólnego zakresu prac (Define High-Level Scope) – określenie wymagań dotyczących funkcji systemu ERP na podstawie formalnego lub nieformalnego zlecenia Zamawiającego. Zadanie to może być wykonywane iteracyjnie i zazwyczaj wymaga formalizacji i klasyfikacji wymagań. W tym celu wykorzystywany jest standardowy klasyfikator procesów biznesowych;
- Doprecyzowanie wymagań (Refine Requirements) – doprecyzowanie wymagań klienta poprzez zorganizowanie spotkań, ewentualnie demonstrację niektórych funkcji systemu w celu zrozumienia kluczowych kwestii/ograniczeń/procesów/oczekiwań i innych atrybutów, które wpływają na kluczowe czynniki zarządzania projektem (patrz wyżej). Ta operacja jest stosowana w projektach o niskim stopniu złożoności.
- Realizacja projektu Discovery (Accomplish Discovery Project) – ta operacja jest de facto podprojektem, który zaleca się przeprowadzić w celu uzyskania jakościowego planu głównego projektu wdrożenia. Ten podprojekt nie zastępuje fazy analizy głównego projektu (patrz artykuł „Metodyka wdrożenia systemu ERP D365FO ma znaczenie”), ale pozwala dość dokładnie ocenić i zaplanować główny projekt wdrożenia systemu ERP o średnim lub wysokim stopniu złożoności. Wykonanie prac w ramach Discovery zwykle trwa od 3 do 6 tygodni i jest płatne; możliwe jest również dofinansowanie ze strony Microsoftu. Kluczowymi wynikami podprojektu Discovery są:
- Zakres projektu (Project Scope) – procesy/podprocesy, moduły systemu ERP;
- Plan wydania (Release Plan) – grupowanie Treści w celu stopniowego uruchamiania tych procesów:
- Wg procesów;
- Według podmiotów prawnych;
- Według lokalizacji geograficznej.
- Koszt pracy (Work) związany z każdym Wydaniem zawierający szczegóły aż do poziomu podprocesu;
- Czas trwania każdego wydania (Duration);
- Koszt każdego wydania (Cost);
- Skład i struktura organizacyjna zespołu projektowego (zarówno Zamawiającego, jak i Wykonawcy) (Project Team);
- Architektura systemu (System Landscape) – diagram interakcji modułów systemu i systemów, które składają się na ogólną architekturę przyszłego rozwiązania, w tym przepływy danych i metody integracji;
- Analiza dopasowania (Fit&Gap) – procent pokrycia wymagań Zamawiającego standardową funkcjonalnością systemu;
- Kluczowe ryzyka projektu i metody zarządzania nimi;
- Kluczowe założenia kosztorysu projektu;
- Ograniczenia projektu.
- Szacowanie kosztów projektu (Estimate Project) – szacowanie kosztów pracy, składu zespołu, czasu trwania projektu z podziałem na procesy i etapy projektu w formie kosztorysu;
- Uzgadnianie kosztorysu (Negotiate Estimation) – przeprowadzenie spotkań w celu przedstawienia, omówienia i wyjaśnienia danych dotyczących kosztorysu, aby upewnić się, że wszystkie wymagania, ograniczenia i oczekiwania zostały uwzględnione, a kosztorys jest jasny dla klienta;
- Opracowanie/ uzgadnianie warunków Oferty handlowej (Create/Negotiate Commercial Proposal) – opracowanie dokumentu podsumowującego wyniki poprzednich działań, ewentualnie proponowanego Planu projektu w formacie MS Project, który zawiera informacje na temat kosztu Projektu i Systemu, a także elementów składających się na ten koszt i zasad jego tworzenia. Dokument ten stanowi formalną ofertę i, jeśli zostanie zaakceptowany przez Klienta, jest podstawą do przygotowania, negocjacji i podpisania stosownych Umów.
Koszt projektu
Koszt jest jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas wyboru systemu ERP, a także podczas projektu wdrożeniowego. Istnieje kilka aspektów, które należy zrozumieć i wziąć pod uwagę podczas szacowania kosztów konkretnego projektu wdrożenia Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications (Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Commerce та Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
Całkowity koszt projektu (TCO – Total Cost of Ownership) jest określany dla całego cyklu życia systemu i składa się z następujących elementów:
- Koszt licencji na oprogramowanie Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications;
- Koszt środowisk (environments) wymaganych do wdrożenia i eksploatacji oprogramowania, jeśli są to środowiska dodatkowe;
- Koszt dodatkowego oprogramowania (np. Office 365, external Power BI itp.), jeśli ma ono być wykorzystywane w ramach projektowanych procesów biznesowych, a także dodatkowych modułów i usług (np. pakietów lokalizacyjnych dla niektórych krajów);
- Koszt projektu wdrożenia systemu ERP w ramach procesów i ich funkcji, które są częścią projektu wdrożeniowego;
- Koszt wsparcia powdrożeniowego systemu.
Istnieją 2 opcje budowy samego procesu wdrożenia systemu:
- Projekt kompleksowy (w ramach jednego lub kilku wydań), dla którego można zaplanować zakres prac (Scope) na początku projektu;
- Projekt porozwojowy z planowaniem zakresu prac przed każdym kolejnym wydaniem (podprojekty).
W związku z tym wszystkie te elementy kosztów są zwykle obliczane (z możliwym poziomem dokładności) przed rozpoczęciem projektu lub podprojektu, w zależności od rodzaju wdrożenia systemu, i stanowią podstawowy plan kosztów podczas realizacji projektu wdrożeniowego wraz z bazowym planem zakresu (więcej szczegółów można znaleźć w „Metodyka wdrożenia systemu ERP D365FO ma znaczenie”).
- Koszt licencji na oprogramowanie Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications:
- W ekosystemie znajdują się 4 główne produkty programowe, które można zainstalować niezależnie od siebie, a także dodatkowe pakiety oprogramowania oferujące szereg specyficznych funkcji – Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Commerce і Microsoft Dynamics 365 Human Resources;
- Użytkownicy, którzy posiadają licencję, mają określoną nazwę i dzielą się na 4 typy:
- Premium;
- Operations – Activity;
- Standard;
- Team Member.
Na przykład dla Dynamics 365 Supply Chain Management (SCM):
- SCM Premium;
- SCM;
- Operations – Activity;
- Team Member.
Licencje dla poszczególnych typów użytkowników różnią się prawami i uprawnieniami w ramach dostępu do funkcji systemu. Istnieją standardowe role, ale można utworzyć specyficzne role niestandardowe i przyznać im niezbędne uprawnienia. Najdroższym typem użytkownika jest Premium, a najtańszym Team Member. W praktyce przydzielanie konkretnych ról użytkownikom odbywa się na etapie przygotowań do uruchomienia systemu i jest doprecyzowywane po jego uruchomieniu.
- Koszt środowisk. Standardowa wersja produktu (out-of-box) zawiera już 2 środowiska niezbędne do konfiguracji i eksploatacji systemu – sandbox (testowe) i production (produkcyjne). Konieczność dostarczenia dodatkowych środowisk i opłata za nie zależy od następujących czynników:
- Czy w ramach projektu wymagany jest rozwój. Jeśli w ramach projektu wymagany jest rozwój (pisanie kodu), wymagane są odpowiednie środowiska w ilości określonej przez architekturę oprogramowania;
- Czy wymagane jest wykorzystanie środowisk tego samego typu jednocześnie. Gdy system jest uruchamiany po wydaniu, konieczne jest jednoczesne korzystanie z kilku środowisk testowych lub posiadanie dodatkowych środowisk w celu zapewnienia nieprzerwanego funkcjonowania systemu i jego jednoczesnego wdrażania w ramach wydań.
- Koszt dodatkowego oprogramowania. Jeśli na etapie projektowania systemu zdecydowano, że wymagane jest dodatkowe oprogramowanie do obsługi procesów biznesowych, wówczas konieczny staje się zakup odpowiednich pakietów oprogramowania.
- Koszt wdrożenia systemu ERP. Koszt ten jest określany na podstawie dwóch wskaźników:
- Liczba roboczogodzin, które należy poświęcić na wykonanie wszystkich prac w ramach projektu wdrożeniowego zgodnie z podejściem wybranym dla danego projektu lub podprojektu (więcej informacji na temat podejść można znaleźć w „Metodyka wdrożenia systemu ERP D365FO ma znaczenie”). Współczynnik ten jest zmienny i zależy bezpośrednio od zakresu, tj. liczby i złożoności zadań wykonywanych w ramach projektu wdrożenia systemu. Wszelkie zmiany dotyczące zakresu prac w stosunku do planowanego prowadzą do zmiany wysokości kosztów pracy, a tym samym kosztów. Tak więc koszt projektu lub jego części jest czynnikiem drugorzędnym, a zatem zarządzanie tym kosztem oznacza zarządzanie zakresem prac i kosztami pracy;
- Koszt roboczogodziny (stawka), który jest określany w umowach handlowych między Zamawiającym a Wykonawcą i określany w odpowiedniej umowie.
- Koszt wsparcia poprojektowego. Koszty te są związane z utrzymaniem produktu, który został już wprowadzony do eksploatacji komercyjnej. Wykonanie tych prac jest zwykle regulowane odrębną umową z odpowiednimi warunkami. Wysokość kosztów pracy w ramach takiej umowy zależy zazwyczaj od następujących czynników:
- Liczby i kwalifikacji personelu zatrudnionego przez Zamawiającego na potrzeby utrzymania systemu;
- Liczby procesów/użytkowników w systemie;
- Jakości testów systemu przed jego wprowadzeniem do eksploatacji;
- Kwalifikacji oraz jakości szkolenia użytkowników w zakresie funkcji systemu;
- Liczby niestandardowych i pozaplanowych operacji w systemie, które mogą pojawić się poza zakresem projektu;
- Jakości wykorzystywanych danych (katalogi itp.);
- Liczby i specyfiki integracji z systemami innych firm;
- Zainicjowanych zmian (nowe wymagania lub dostosowania do ustalonych procesów).
Biorąc pod uwagę, że niektóre elementy TCO można zaplanować przed rozpoczęciem projektu, a niektórych nie, oraz że koszt projektu jest czynnikiem drugorzędnym, który zależy przede wszystkim od wymagań i nakładu pracy, praktyczne zarządzanie kosztami jest złożonym procesem, bezpośrednio związanym z zarządzaniem zakresem prac i ich priorytetyzacją, złożonością tych prac, liczbą i jakością integracji, liczbą i kwalifikacjami personelu itp. oraz wymaga odpowiednich kompleksowych podejść i analizy, począwszy od etapów przedprojektowych i planowania, a skończywszy wsparciem po zakończeniu projektu.
Dokładne zrozumienie czynników, które wpływają na koszt projektu, oraz sposobu zarządzania nimi jest powiązane ze zrozumieniem tego, jak powinna wyglądać metodyka wdrożenia systemu ERP i wymaga ciągłej uwagi.
Ponad 20 lat w zarządzaniu biznesem, projektami i sprzedażą. Prezes Project Management Institute (PMI), Kyiv Chapter w latach 2007-2012. Praktyczne doświadczenie we wdrażaniu projektów w zakresie planowania zasobów korporacyjnych (ERP), zasobów ludzkich (HR), marketingu, organizacji, EPM, PPM, BPMS i procesów biznesowych (BP).
