We współczesnym środowisku biznesowym, w którym tempo zmian i poziom konkurencji rosną z każdym dniem, firmom potrzebne są nie tylko narzędzia do automatyzacji, lecz także niezawodne i skalowalne rozwiązania, które zapewniają przejrzystość procesów oraz mierzalne rezultaty. Jednym z takich rozwiązań jest Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications — system ERP, który pomaga skutecznie zarządzać finansami, produkcją, zapasami, sprzedażą, aktywami, kosztami, handlem detalicznym, budżetowaniem, projektami, logistyką magazynową, transportem, pakowaniem, relacjami z klientami, zasobami ludzkimi oraz innymi obszarami działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.
W tym artykule zebraliśmy prawdziwe historie wdrożeń systemu Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications (wcześniej znanego jako Axapta), zrealizowanych przez zespół SMART business.
Producent wody mineralnej: kompleksowa cyfrowa transformacja procesów operacyjnych
Kontekst
Światowej klasy producent i dystrybutor wody mineralnej korzystał z połączenia ręcznych, częściowo zautomatyzowanych oraz niezależnych zautomatyzowanych procesów biznesowych w różnych systemach informatycznych. Tak rozproszona infrastruktura IT utrudniała zapewnienie ciągłości i efektywności operacji, uniemożliwiała uzyskanie dokładnych i stabilnych danych, a także stwarzała ryzyko nieefektywnego wykorzystania zasobów.
Cel
Głównym celem było wdrożenie niezawodnego, kompleksowego systemu ERP, który objąłby kluczowe i pomocnicze procesy biznesowe, zapewniał ich skuteczną realizację oraz stanowił fundament dla nowego, zintegrowanego środowiska informatycznego.
Rozwiązanie SMART business
Specjaliści SMART business wdrożyli moduły Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications, obejmujące: rozrachunki z klientami (Accounts Receivable) i dostawcami (Accounts Payable), księgę główną (General Ledger), WMS, gospodarkę magazynową (Inventory), zakupy (Purchasing) i zaopatrzenie (Sourcing), sprzedaż (Sales) i marketing (Marketing), rachunkowość produkcji (Production Accounting), MRP, rachunkowość kosztów (Cost Accounting, budżetowanie (Budgeting), środki trwałe (Fixed Assets), gotówkę i bank (Cash & Bank).
System został zintegrowany z rozwiązaniami takimi jak SMART Payroll, system elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS i innymi rozwiązaniami automatyzującymi konkretne procesy biznesowe. Dodatkowo, w ramach Dynamics 365 Finance and Operations Applications wdrożono rozwiązanie SMART Accounting, które umożliwiło prowadzenie ewidencji podatkowej i regulacyjnej zgodnie z lokalnymi przepisami prawa.
Rezultaty
W ramach transformacji wdrożono nowe, zoptymalizowano istniejące oraz zautomatyzowano ponad 200 procesów i podprocesów biznesowych w obszarach finansów, zaopatrzenia i produkcji.
Międzynarodowy integrator systemów: automatyzacja procesów prognozowania i budżetowania
Kontekst
Międzynarodowa firma — integrator systemów, która od ponad 20 lat wdraża nowoczesne praktyki IT dla biznesu i sektora publicznego — działa w oparciu o model projektowy. Choć w firmie funkcjonowały systemy księgowe, wszystkie operacje budżetowe były realizowane ręcznie, co utrudniało efektywne planowanie zasobów i zarządzanie finansami. Równolegle firma prowadziła dwa dodatkowe projekty: wdrożenie Microsoft Dynamics 365 CRM oraz systemu elektronicznego obiegu dokumentów SmartPoint DMS.
Cel
Należało optymalizować i automatyzować procesy prognozowania oraz budżetowania, usprawnić zarządzanie przepływami pieniężnymi, planowanie zasobów oraz możliwość analizy typu „plan vs. wykonanie”. Kluczowym wymaganiem było stworzenie zintegrowanych procesów biznesowych dzięki połączeniu z innymi systemami księgowymi firmy.
Rozwiązanie SMART business
Eksperci SMART business wdrożyli moduł Budgeting w ramach Microsoft Dynamics 365 Finance, zintegrowany z Dynamics 365 Customer Engagement (CRM) oraz poprzez wymianę plików z istniejącymi systemami księgowymi. Pozwoliło to na stworzenie jednolitego, zintegrowanego procesu prognozowania i budżetowania we wszystkich działach firmy, a także umożliwiło porównanie danych planowanych i rzeczywistych dla poszczególnych projektów, segmentów klientów oraz całej organizacji.
Rezultaty
Firma uzyskała zautomatyzowane procesy prognozowania i budżetowania, zintegrowane z CRM oraz funkcjonalnością Dynamics 365 Finance and Operations Applications. Wymiana danych z istniejącymi systemami umożliwiła prowadzenie analizy „plan vs. wykonanie” na każdym etapie cyklu życia projektów, a także w skali całej organizacji i jej jednostek prawnych.
Transnarodowa korporacja motoryzacyjna: kompleksowa automatyzacja finansów, logistyki i dystrybucji
Kontekst
Nasz klient to prywatna, transnarodowa korporacja, która pełni rolę dystrybutora, dostawcy usług oraz producenta samochodów z pełnym cyklem produkcyjnym. Firma działa jako generalny importer i oficjalny dealer, aktywnie rozwijając własną sieć dystrybucji. Skala działalności wymagała ujednolicenia procesów biznesowych oraz wdrożenia nowoczesnego systemu ERP, który zapewniłby przejrzystość, automatyzację i skalowalność kluczowych operacji.
Firma SMART business zrealizowała dla tego klienta trzy projekty w ramach wdrożenia ERP.
Projekt 1: Automatyzacja procesów magazynowych dla nowego magazynu
Cele
- W ciągu kilku miesięcy uruchomić model procesów magazynowych dla nowego magazynu.
- Opracować model magazynu konsygnacyjnego.
- Zapewnić integrację z systemami właściciela towaru.
- Zautomatyzować tworzenie zapytań przychodzących i wychodzących.
- Umożliwić pracownikom realizację wszystkich operacji magazynowych za pośrednictwem kolektorów zbierania danych.
Rozwiązanie SMART business
Wdrożono system Microsoft Dynamics AX2012 z modułami Supply Chain Management (sprzedaż, zakupy, zapasy) oraz Warehouse Management System.
Rezultaty
- Wdrożono system zarządzania konsygnacyjnymi zapasami części zamiennych.
- Zautomatyzowano procesy przyjęcia części zamiennych dzięki integracji z systemami właściciela towaru.
- Zautomatyzowano wszystkie operacje magazynowe z obsługą lokalizacji, w tym rozmieszczanie towaru, etykietowanie produktów, kontrolę jakości, kompletację, przesunięcia wewnętrzne oraz inwentaryzację.
- Zoptymalizowano trasy kompletacji dla pracowników, aby uniknąć powtórnych wizyt w tych samych lokalizacjach.
- Zautomatyzowano procesy wysyłki części zamiennych, cross-dockingu, pakowania produktów i drukowania dokumentów towarzyszących.
Projekt 2: Automatyzacja procesów biznesowych firmy zajmującej się sprzedażą części samochodowych
Cele
- Zastąpienie przestarzałego systemu księgowego.
- Automatyzacja procesów finansowych i logistycznych.
- Automatyzacja przechowywania i importu katalogów producentów (ponad 100 000 pozycji).
- Integracja z firmami dystrybucyjnymi oraz siecią detaliczną korporacji.
- Automatyzacja sprzedaży części samochodowych przez sklep internetowy.
- Opracowanie raportów zarządczych do bieżącej analizy.
Rozwiązanie SMART business
Wdrożono w pełni zintegrowane procesy w ramach Microsoft Dynamics AX2012, w szczególności korporacyjną księgowość finansową, Supply Chain Management (sprzedaż, zakupy, zapasy), Warehouse Management System oraz SMART Accounting (księgowość podatkowa) w różnych podmiotach prawnych.
Rezultaty
Zautomatyzowano wszystkie kluczowe procesy logistyczne i finansowe firmy:
- Wdrożono planowanie zakupów (MRP) na podstawie statystyk sprzedaży i popytu.
- Zautomatyzowano przyjęcie towarów, odprawę celną i rozmieszczenie w magazynach.
- Uruchomiono operacje w magazynie zarządzanym lokalizacyjnie z wykorzystaniem kolektorów danych i urządzeń drukujących.
- Zautomatyzowano sprzedaż dla klientów hurtowych i detalicznych, w tym obsługę zwrotów.
- Zapewniono integrację wymiany danych z firmami dystrybucyjnymi w celu obsługi zamówień.
- Zrealizowano integrację ze sklepem internetowym i terminalami POS.
- Zautomatyzowano księgowość finansową i podatkową.
- Przeprowadzono rozszerzoną inwentaryzację.
Projekt 3: Szeroko zakrojona automatyzacja dla grupy firm dystrybucyjnych
Cele
- Przeprowadzenie pełnego wdrożenia systemu ERP dla procesów zarządzania finansami i łańcuchem dostaw w kilku jednostkach prawnych.
- Automatyzacja procesów w szeregu firm dystrybucyjnych poprzez opracowanie kompleksowego rozwiązania, które może być odtworzone przez personel klienta.
Rozwiązanie to powinno być zintegrowane z już wdrożonymi systemami i wykorzystywać operacje wewnątrzgrupowe do automatyzacji transakcji wewnętrznych.
Rozwiązanie SMART business
Pełna integracja procesów w ramach Microsoft Dynamics AX2012, w tym korporacyjna księgowość finansowa, zarządzanie łańcuchami dostaw (sprzedaż, zakupy, gospodarka magazynowa), WMS i SMART Accounting w różnych podmiotach prawnych.
Rezultaty
Zautomatyzowano wszystkie kluczowe procesy logistyczne i finansowe firmy:
- Planowanie zakupów (MRP) na podstawie statystyk sprzedaży i popytu.
- Zarządzanie dostawami odroczonymi i kontrola kompletności realizacji zamówień.
- Przyjęcie towarów i odprawa celna.
- Operacje magazynowe z adresowym przechowywaniem, z wykorzystaniem mobilnych kolektorów danych i urządzeń drukujących.
- Rozbudowany system ustalania cen — automatyczne wyliczanie cen detalicznych i transferowych z uwzględnieniem kosztów własnych, marży i różnic kursowych.
- Sprzedaż dla klientów hurtowych i detalicznych, w tym obsługa zwrotów.
- System rezerwacji i alokacji towarów przy ograniczonych stanach magazynowych.
- Integracja wymiany danych z dealerami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
- Automatyzacja procesów finansowych i księgowych.
- Automatyzacja procesów wewnątrzgrupowych, w tym zakupów, sprzedaży i zwrotów wewnątrzgrupowych.
- Dodatkowo opracowano portal dealerski, który umożliwia dealerom pracę w jednolitym środowisku korporacyjnym.
Dzięki temu korporacja uzyskała kompleksowe rozwiązanie ERP, które ujednoliciło procesy finansowe i logistyczne, zapewniło przejrzystość oraz efektywność zarządzania, a także stworzyło solidne podstawy dla stabilnego rozwoju całej grupy spółek.
Producent wyrobów papierowych i kartonowych: kompleksowa wymiana przestarzałych systemów
Kontekst
Jedno z największych przedsiębiorstw w Europie Wschodniej, zajmujące się produkcją wyrobów papierowych i kartonowych w pełnym cyklu, korzystało z wielu przestarzałych i niepołączonych ze sobą systemów. Taka infrastruktura IT utrudniała efektywne zarządzanie produkcją, zapasami i finansami, stwarzała bariery dla rozwoju i ograniczała możliwości wzrostu firmy.
Cel
Zastąpić wszystkie rozproszone rozwiązania nowoczesnym, kompleksowym i niezawodnym systemem ERP, który obejmowałby wszystkie kluczowe procesy biznesowe, zapewniał dokładność danych i integrację z systemami produkcyjnymi.
Rozwiązanie SMART business:
Zespół SMART business wdrożył system Microsoft Dynamics AX 2009 w trzech jednostkach produkcyjnych przedsiębiorstwa. Projekt objął korporacyjną księgowość finansową i podatkową, zakupy, sprzedaż, zarządzanie zapasami, zarządzanie produkcją, rachunkowość kosztów oraz integrację z dwoma systemami MES (Manufacturing Execution Systems).
Rezultaty
Wszystkie procesy biznesowe objęte projektem zostały skonfigurowane, przetestowane i uruchomione.
Globalna firma farmaceutyczna: lokalizacja i integracja z D365FO
Kontekst
Wiodąca globalna firma oferująca rozwiązania farmaceutyczne realizowała szeroko zakrojony projekt wdrożenia systemu Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications. Ze względu na rozbudowaną strukturę organizacyjną, obejmującą ponad 50 jednostek prawnych, zarządzanie procesami było skomplikowane i wymagało uwzględnienia lokalnych regulacji obowiązujących w różnych krajach.
Cel
Firma potrzebowała wdrożenia rozwiązania SMART Accounting w pełnej integracji z korporacyjnym systemem ERP. Kluczowym zadaniem było zapewnienie zgodności z lokalnymi przepisami prawa, integracja z krajowymi systemami bankowymi oraz uwzględnienie specyfiki językowej. Dodatkowym wyzwaniem była praca w ramach trzeciej fali uruchomienia systemu (GO-LIVE), co oznaczało równoczesne wsparcie dla już działających lokalizacji oraz przygotowanie kolejnych do wdrożenia.
Rozwiązanie SMART business
Zespół SMART business wdrożył rozwiązanie SMART Accounting, zintegrowane z korporacyjnym środowiskiem D365FO Apps. Projekt realizowany był przez międzynarodowy zespół, obejmujący zarówno uczestników globalnych, jak i lokalnych, którzy koordynowali działania w różnych strefach czasowych. Dzięki temu udało się zachować spójność i ciągłość pracy.
Rezultaty
Wszystkie funkcje, raporty, dokumenty oraz integracje przewidziane w zakresie projektu zostały skonfigurowane, przetestowane i pomyślnie wdrożone.
Wszystkie opisane przypadki pokazują, jak firmy z różnych branż i o różnej skali działalności transformują swoje kluczowe procesy biznesowe dzięki wiodącemu systemowi ERP — Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications. Rzeczywiste rezultaty osiągnięte przez naszych klientów dowodzą, że inwestycja w cyfrową transformację ze SMART business zapewnia trwały rozwój, przewagę konkurencyjną oraz solidne podstawy do dalszego rozwoju.
