Project Management & Accounting Оптимізуйте ваш бізнес за допомогою функціональності Project Management & Accounting у Microsoft Dynamics 365 Finance
Сутність управління проєктами
Управління проєктами — це спосіб перетворити ідею на результат, ефективно керуючи всіма етапами роботи.
Більш детально — це процес планування, організації, управління ресурсами та контролем за виконанням завдань для
досягнення конкретних цілей проєкту у встановлені терміни та з урахуванням бюджету.
Управління проєктами здійснюється шляхом виконання дій у рамках процесів, які можна об’єднати у 5
груп:
- Процеси ініціації (Initiation);
- Процеси планування (Planning);
- Процеси реалізації (Execution);
- Процеси моніторингу та управління (Monitoring & Control);
- Процеси закриття (Closure).
- Життєвий цикл
- Концептуальна схема
Сутність управління проєктами полягає у діях, необхідних для досягнення поставленого результату з урахуванням різних видів обмежень та ресурсів, що застосовуються.
- Матеріальні (Material);
- Фінансові (Cost);
- Трудові (Labor/Work).
- Вартість (Cost);
- Якість (Quality);
- Зміст (Scope);
- Тривалість (Duration).
Типи проєктів
За типом методу управління, проєкти поділяються наступним чином:
Прогнозовані (Waterfall)
Всі елементи проєкту можуть бути сплановані з певною точністю на початковому етапі.
Адаптивні (Agile)
Проєкт планується з низькою точністю на початковому етапі та з високою точністю — на окремі ітерації (Sprints) у міру виконання робіт.
Гібридні (Hybrid)
Містить елементи обох типів, що дозволяє використовувати елементи з прогнозованих та адаптивних типів.
Інші показники або обчислюються на основі первинних (наприклад, тривалість (Duration)), або є похідними від них (наприклад, ризики (Risks)).
Таким чином, сутність управління проєктом полягає у правильному плануванні, фіксації фактичних показників, аналізі відхилень і коригуванні первинних параметрів управління з урахуванням як внутрішніх, так і зовнішніх обмежень та ризиків з метою досягнення цілей проєкту.
Облік проєктів (Project Accounting) - це процес систематичної реєстрації, відстеження та аналізу всіх даних, пов'язаних з виконанням проєкту, зокрема фінансові, тимчасові та ресурсні елементи. Він може включати фіксацію витрат, облік робочого часу, моніторинг використання матеріалів і обладнання, а також контроль відповідності бюджету та строків.
Отже, це інструмент, необхідний для реалізації наступних функцій:- Контроль усіх ресурсів проєкту.
- Оцінка ефективність використання ресурсів.
- Аналіз відхилень планових та фактичних даних.
- Здійснення превентивних чи коригувальних дій.
Таким чином, управління проєктами та їх облік є невід'ємною частиною загальної сукупності процесів управління компаніями і є діяльністю по усвідомленому оперуванню як кількісними (роботи, ресурси, годинники тощо), так і фінансовими (витрати, доходи) показниками компанії. Залежно від бізнесу компанії, проєкти можуть виступати як основним джерелом доходу, так і засобом реалізації змін (Change Management).
Водночас облік проєктів у частині кількісних показників (збір і реєстрація фактичних даних щодо трудовитрат, тривалості тощо) завжди є первинним — тобто необхідним для подальших розрахунків фінансових показників (рух коштів, собівартість, прибуток тощо).
Сутність автоматизації управління проєктами
Сучасна комплексна система автоматизації роботи з проєктами має покривати:
- управління проєктами
- облік даних у міру виконання проєктів
Управління проєктами орієнтоване на забезпечення успішного виконання проєкту, дотримання дедлайнів, досягнення цілей, ефективності використання ресурсів. Тоді як облік проєктів більше стосується документування та звітності, обліку використаних ресурсів, а також контролю витрат.
Система має забезпечувати такі процеси:
Це процес створення детального плану, що містить перелік завдань із чіткою структурою, необхідних для досягнення поставлених цілей.
Використання інструменту WBS (Work Breakdown Structure) дозволяє розділити масштабний проєкт на менші, більш керовані частини.
Це сприяє кращому розумінню конкретних завдань, їхніх взаємозв’язків і забезпечує більш ефективне управління проєктом.
Глибина декомпозиції робіт і принципи їх розподілу на логічні елементи повинні відповідати потребам у контролі цих елементів, а також враховувати можливі зв’язки з елементами фінансового прогнозування, бюджетування та обліку собівартості.
Це процес визначення, які ресурси (люди, обладнання, матеріали) будуть потрібні для виконання робіт, а також яка кількість кожного типу ресурсів буде задіяна в проєкті та його елементах.
Це включає:
- Призначення ресурсів на конкретні роботи.
- Планування кількості робочих годин, необхідної кількості матеріалів з урахуванням їхньої доступності та календарів.
- Оцінку, чи є в наявності необхідні ресурси, чи їх потрібно придбати або орендувати.
- Вирівнювання ресурсів для оптимізації їх використання.
- Відбір за кваліфікацією, навичками та доступністю для призначення їх на конкретні роботи згідно з WBS.
Тривалість проєкту — це загальний час, необхідний для завершення проєкту від початку до кінця.
Під час планування проєкту:
- Оцінюється тривалість робіт. На основі попереднього досвіду (аналог), параметрів або експертної думки оцінюється час, потрібний на кожне завдання. Обов’язково враховуються можливі затримки, викликані внутрішніми або зовнішніми факторами (ресурси, гроші тощо).
- Аналізуються залежності (Sequencing) — визначається, які роботи залежать одна від одної, та створюється послідовність виконання робіт.
- Розробляється графік — створюється графік з використанням інструментів, таких як діаграми Ганта. Визначається, які роботи можна виконувати паралельно, а які — тільки послідовно.
Це послідовність кроків, спрямованих на визначення та розподіл фінансових ресурсів для реалізації проєкту. Бюджет проєкту складається із сукупної вартості проєктних робіт та додаткових витрат на проєкт. Бюджет передбачає трансформацію кількісних показників, розрахованих на попередніх етапах.
Планування бюджету включає:
- Визначення витрат на виконання кожного завдання проєкту включно з витратами на персонал, матеріали, обладнання, оренду, послуги тощо.
- Визначення джерел фінансування (власні або кредитні кошти).
- Планування доходу, який буде отриманий в результаті реалізації проєкту. Бюджет базується на запланованій вартості послуг, виконаних в рамках проєкту.
- Розподіл загального бюджету проєкту на різні завдання та етапи для забезпечення необхідних фінансових ресурсів для успішного виконання робіт.
- Перегляд підготовленого бюджету з командою проєкту та зацікавленими сторонами, внесення коректив та затвердження остаточного бюджету.
Це фіксація даних з реалізації запланованих робіт для досягнення цілей проєкту, а саме:
- Фіксація фактичних даних про обсяги виконаної роботи відповідно до плану проєкту та структури розбивки роботи (WBS).
- Своєчасний облік всіх витрат на реалізацію проєкту (занесення даних про закупівлю сировини і матеріалів, інформації про списані витрати, формування і затвердження табелів робочого часу).
- Моніторинг прогресу виконання робіт та перерозподіл ресурсів за потреби.
- Контроль фактичних витрат за проєктом у порівнянні з бюджетом та вживання коригувальних заходів.
- Виставлення рахунків клієнтам на основі даних про витрачені години.
- Підтримка зв’язку між членами команди (планування зустрічей, погодження ресурсів).
Формування звітів та вітрин даних дозволяє контролювати такі основні показники:
- Матеріали. Звіти дозволяють відстежувати використання матеріалів, виявляти перевитрати або недостатнє забезпечення.
- Трудовитрати. Аналіз витрачених годин у розрізі співробітників, команд та завдань; виявлення нерівномірності завантаження.
- Вартість. Звіти включають інформацію про загальні витрати, зокрема зарплати, матеріали, обладнання та інші ресурси.
- Доходи. Відображають отримані фінансові показники проєкту та прогнозовану рентабельність.
- Тривалість. Містять дані про фактичний час виконання завдань порівняно з запланованим.
- Графік. Вітрини демонструють прогрес виконання завдань і ключових етапів.
- Утилізація. Аналіз використання ресурсів (людських і матеріальних) для виявлення невикористаних або перевантажених.
Ці функції дозволяють отримати інформацію про співвідношення планових та фактичних показників за різноманітними параметрами. На основі цих даних виявити джерела проблем, визначити можливі способи їх вирішення та надавати дані зацікавленим сторонам в очікуваному вигляді.
Основні напрямки моніторингу:
- Порівняння з планом. Фактичні дані (витрати, терміни, виконання завдань) зіставляються із запланованими.
- Аналіз тенденцій. Досліджуються закономірності у виконанні завдань, щоб передбачити ймовірні проблеми або затримки.
- Прогнозування. Використовуються дані для створення прогнозів щодо завершення проєкту, витрат і ресурсів.
Цей процес дозволяє відстежувати дані, що використовуються для контролю відхилень фактичних витрат від запланованих та може виконуватись як для проєкту вцілому так і для окремих етапів.
Основні напрямки аналізу:
- Порівняння фактичних витрат з бюджетом проєкту для виявлення перевитрат або економії.
- Визначення факторів, які спричинили відхилення (наприклад, затримки, зміни в обсязі робіт, несподівані витрати).
- Формування пропозицій щодо оптимізації витрат і мінімізації фінансових ризиків на основі аналізу.
З метою розширення окремих функцій системи можуть використовуватися спеціалізовані програмні продукти:
- для управління портфелем проєктів (Portfolio management systems),
- для управління роботами (Task management system)
- для покращення комунікації на проєкті (Communication management systems)
- для управління документами (Document management system)
- для управління людськими ресурсами (HR management system)
Інтеграція проєктів з іншими системами є важливим процесом, який забезпечує ефективну взаємодію між різними платформами, інструментами та даними.
Огляд Project Management & Accounting у Microsoft Dynamics 365 Finance
Можливості програмного забезпечення для автоматізації процесів управління проєктами в межах модуля Project Management & Accounting
План робіт розробляється для:
- Деталізації складу робіт до конкретних завдань
- Складання графіку проєктних робіт
- Оцінки вартості кожного завдання та проєкту вцілому
Це дозволяє:
- Легко підбирати необхідні ресурси на основі визначених ролей та резервувати співробітників для виконання конкретного завдання або його частини
- Оцінити кількість ресурсів, необхідних для всього життєвого циклу проєкту
- Забезпечити точний облік та уникнути проблем із доступністю ресурсів, сприяючи ефективному плануванню та виконанню проєкту
- Оцінити витрати та визначити початковий бюджет на основі призначених ролей і ресурсів для проєкту
Календар визначає такі атрибути проєкту:
- Робочий час, зокрема час початку та закінчення робочого дня
- Робочі дні
- Винятки календаря, наприклад неробочі дні
Прогнозування проєкту дозволяє вводити прогнозні операції у форми прогнозу для кожного типу ресурсу. Кожен атрибут, доступний для проведення фактичних операцій за цим ресурсом, можна використовувати для прогнозованих операцій. Приклад:
- Кількість матеріалу та його характеристики
- Витрати на оренду лінії
- Перевезення вантажу
- Години на впровадження
Бюджетування використовує єдину форму для початкових даних бюджету та коригування, а також дозволяє робити прогнози, які базуються лише на сумі, категорії чи діяльності. Можливо робити бюджет за такими параметрами:
- Витрати
- Доходи і витрати
- Реєстрація витрат - через табелі обліку робочого часу, звіти про витрати, замовлення на закупівлю та інші документи. Заносити, затверджувати та перевіряти витрати в процесі виконання можна, використовуючи застосунок (The Dynamics 365 Project Timesheet mobile app) або браузер
- Асоціація з проєктом - всі витрати асоціюються з певним проєктом або роботами для відстеження, на що саме витрачені кошти
- Затвердження витрат - перевірка та схвалення відповідними керівниками або проєктними менеджерами
- Визнання витрат - затверджені витрати визнаються в системі як проєктні витрати і враховуються в загальному бюджеті проєкту
- Визнання доходів - на основі зареєстрованих і затверджених витрат готуються рахунки для клієнтів та інших зацікавлених сторін. Дохід визнається з використанням фіксованої ціни або методу визнання доходу за завершеними контрактами, або за відсотком завершення проєкту
Ресурсний аналіз:
- Людські ресурси
- Матеріальні ресурси
- Фінансові ресурси
Модуль Project Management & Accounting також інтегровано з іншими продуктами Microsoft:
- Microsoft Project
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Power BI
- Azure DevOps
- OneDrive
Сценарії впровадження
Доповнення D365FO
Доповнення наявної ERP-системи Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications (Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management, Dynamics 365 Human Resources, Dynamics 365 Commerce) функціоналом Project management & Accounting.
Міграція на D365FO
Міграція зі старої версії ERP-системи на Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Apps через першочергове впровадження модуля Project Management & Accounting.
Вплив на показники діяльності компанії в результаті автоматизації процесів управління проєктами та їх обліку в межах функціональності D365FO
Ефективне використання ресурсів
Оптимальне розподілення праці, враховуючи навички та доступність співробітників, якісний розподіл матеріалів та обладнання для всієї сукупності проєктів компанії. Можливості різного обліку витрат залежно від типу й цілей кожного проєкту або групи проєктів.
Адаптивність
Реалізація та аналіз проєктів будь-якої складності та з будь-якими типами ресурсів у рамках одного проєкту або в окремих проєктах, в межах організаційних підрозділів та/або в масштабах усієї організації. Налаштування системи під специфічні потреби організації, зокрема кастомізація бізнес-процесів і звітності.
Інтеграція
Project Management & Accounting забезпечує інтеграцію з іншими модулями D365FO Apps, що дозволяє ефективно управляти проєктами, фінансами, ресурсами та клієнтами в одному середовищі.
Детальне планування
Завдяки структурі розбиття робіт (WBS) та інструментам прогнозування, система дозволяє детально планувати завдання, ресурси та бюджети, що допомагає уникнути несподіванок і перевитрат.
Оптимізація витрат
Функціонал контролю витрат дозволяє ретельно відстежувати бюджет на кожному етапі проєкту та вчасно ідентифікувати перевитрати.
Мінімізація ризиків
Використання панелей управління та звітів для моніторингу ризиків у реальному часі дозволяє швидко реагувати на зміни.
Мобільність
Доступ до системи з різних пристроїв забезпечує гнучкість і зручність роботи, незалежно від місця знаходження.
Комунікація
Система забезпечує ефективну комунікацію між учасниками проєкту, що допомагає уникнути непорозумінь та затримок.
Особливості модуля Project Management & Accounting для вдосконалення управління проєктами у вашій компанії:
Легка онлайн-інтеграція з іншими модулями
Модуль Project Management & Accounting інтегрується з іншими модулями Dynamics 365 Finance and Operations Applications (Головна книга, Розрахунки з кредиторами і дебіторами, Закупівлі, Управління запасами та складом, Управління персоналом, Продажі та маркетинг, Виробництво, Аналітика та звітність) для підвищення ефективності, точності та прозорості обліку компанії.
Фінансове планування та контроль
Автоматизація процесів управління проєктами та бухгалтерського обліку в екосистемі Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Apps забезпечує комплексне рішення для керування проєктами від початку до завершення, забезпечуючи фінансовий контроль і прозорість обліку.
Швидкість і простота впровадження
Впровадження модуля Project Management & Accounting дає швидкий результат, бо повністю покриває весь цикл реалізації проєктів: планування та виконання проєкту, управління часом, ресурсами і витратами, виставлення рахунків і визнання доходу, бюджетування та контроль витрат в рамках однієї екосистеми D365FO Apps.
Розширені звіти та аналітика
Завдяки потужним інструментам звітності та аналітики в екосистемі Microsoft D365FO модуль Project Management & Accounting надає можливості для аналізу, моніторингу та контролю використання всіх видів ресурсів та фінансових показників. Він допомагає приймати своєчасні рішення, оптимізувати процеси та підвищувати загальну продуктивність.
Інтеграція з зовнішними системами
Модуль Project Management & Accounting в D365FO з попередньо визначеними параметрами інтеграції, такими як Data Entities, Data Import/Export Frameworks, Power Platform, інтеграція API, може гармонійно працювати з іншими системами, покращуючи потік даних і забезпечуючи єдине уявлення про бізнес-операції.
Якщо у вас виникли запитання ви можете замовити консультацію чи отримати додаткові матеріали
Нам довіряють
Про SMART business
Ми поєднуємо передові технології і бізнес-процеси, щоб наші клієнти досягали успіху швидко та ефективно
SMART business – провідний партнер Microsoft у галузі розробки, впровадження та підтримки сучасних систем ERP-, CRM-, HRM-систем, розробки хмарних сервісів та рішень Microsoft на основі предиктивної аналітики та машинного навчання.
Маючи 6 з 6 Microsoft Solutions Partner Designations, ми використовуємо лише найкращі практики та новітні інструменти для швидкого досягнення стратегічних бізнес-цілей наших клієнтів.
на ІТ-ринку
у всьому світі
сертифікованих Microsoft
