Процес оцінки проєкту впровадження ERP-системи виконується для визначення таких ключових атрибутів:
- Обсяг робіт (Scope);
- Трудовитрати на проєкт (Work);
- Тривалість проєкту (Duration);
- Етапність введення системи в експлуатацію (Release plan);
- Вартість проєкту (Cost);
- Ліцензійна частина проєкту (Licensing);
- Якісний та кількісний склад проєктної команди (Team);
- Припущення та обмеження проєкту (Assumptions & Constraints).
Схема процесу оцінки, склад та кінцеві результати операцій у рамках цього процесу наведені нижче:
Дії в рамках процесу Оцінки проєкту здійснюються у тісній взаємодії Замовника проєкту та Виконавця робіт і можуть бути описані таким чином:
- Визначити високорівневий обсяг робіт (Define High-Level Scope) – визначити вимоги до функцій ERP-системи на підставі формального або неформального запиту від Замовника. Це завдання може виконуватися ітераційно і зазвичай вимагає формалізації та класифікації вимог. З цією метою застосовується стандартний Класифікатор Бізнес-Процесів (Business Process Classifier);
- Уточнити вимоги (Refine Requirements) – уточнити вимоги Замовника шляхом проведення зустрічей, можливо, демонстрації деяких функцій ERP-системи для розуміння ключових проблем/обмежень/процесів/очікувань та інших атрибутів, які визначають ключові фактори управління проєктом (див. вище). Ця операція застосовується для проєктів малого ступеня складності;
- Виконати проєкт Discovery (Accomplish Discovery Project) – ця операція є, по суті, підпроєктом, який рекомендується здійснити для отримання якісного плану основного проєкту впровадження. Цей підпроєкт не замінює фазу Аналізу в рамках основного проєкту (див. статтю «Методологія впровадження ERP-системи D365FO має значення »), але дозволяє з достатнім ступенем точності розробити оцінку та планування основного проєкту з впровадження ERP-системи середнього та високого ступенів складності. Виконання робіт у рамках Discovery зазвичай займає від 3 до 6 тижнів і є платним. Також можливе фінансування з боку Майкрософт. Ключовими кінцевими результатами підпроєкту Discovery є:
- Оцінка Обсягу робіт (Project Scope) – процеси/підпроцеси, модулі системи;
- Релізність постачання (Release Plan) – угруповання Змісту для цілей інкрементного запуску цих процесів в експлуатацію:
- За процесами;
- За юридичними особами;
- За географічними локаціями.
- Трудовитрати (Work) на кожний Реліз з деталізацією до рівня підпроцесів;
- Тривалість на кожний реліз (Duration);
- Вартість на кожний Реліз (Cost);
- Склад та організаційна структура проєктної команди (і Замовник, і Виконавець) (Project Team);
- Архітектура Рішення (System Landscape) – схема взаємодії модулів ERP-системи та систем, що становлять загальну архітектуру майбутнього рішення, зокрема потоки даних та методи інтеграції;
- Аналіз застосовності (Fit&Gap) – відсоток покриття стандартним функціоналом системи вимог Замовника;
- Ключові ризики проєкту та методи управління ними;
- Ключові припущення оцінки проєкту;
- Обмеження проєкту.
- Оцінити проєкт – оцінити трудовитрати, якісний та кількісний склад команди, тривалість проєкту з розбивкою за процесами та етапами проєкту у вигляді файлу оцінки;
- Узгодити оцінку – провести зустрічі для презентації, обговорення та уточнення даних оцінки, щоб переконатися в тому, що всі вимоги, обмеження та очікування враховані та оцінка є зрозумілою Замовнику;
- Розробити/узгодити Комерційну пропозицію – розробити документ, що підсумовує результати попередніх робіт, можливо План проєкту з впровадження ERP-системи, що пропонується, у форматі MS Project, який містить інформацію щодо вартості Проєкту та ERP-системи, а також елементів, з яких ця вартість складається, та принципів її формування. Цей документ є формальною пропозицією і, у разі його прийняття Замовником, є підставою для підготовки, погодження та підписання відповідних Договорів.
Вартість проєкту з впровадження ERP-системи
Вартість є одним з найважливіших факторів, що беруться до уваги під час вибору системи ERP, а також під час реалізації проєкту з її впровадження. Існує кілька аспектів, які слід розуміти та брати до уваги, оцінюючи вартість певного проєкту з впровадження Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications (Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Commerce та Microsoft Dynamics 365 Human Resources).
Сукупна вартість проєкту (TCO – Total Cost of Ownership) визначається для всього життєвого циклу використання системи та складається з таких елементів:
- Вартість ліцензій на програмний продукт Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications;
- Вартість середовищ (environments), які необхідні для розгортання та роботи програмного продукту, якщо вони є додатковими до тих, що постачаються в рамках ERP-продукту;
- Вартість додаткових програмних продуктів (наприклад Office 365, зовнішня система аналітики Power BI тощо), якщо їх використання передбачається в рамках бізнес-процесів, що проєктуються, а також додаткових модулів і сервісів (наприклад, пакети локалізації для деяких країн);
- Вартість проєкту впровадження ERP-системи у рамках тих процесів та їхніх функцій, що знаходяться в рамках проєкту впровадження;
- Вартість постпроєктного супроводу роботи системи.
Можливі 2 варіанти побудови самого процесу впровадження системи:
- Комплексний проєкт (у межах одного релізу чи кількох релізів), на який можна спланувати обсяг робіт (Scope) на початок проєкту;
- Порелізний проєкт з плануванням обсягу робіт перед початком кожного наступного релізу (субпроєкти).
Відповідно, всі перелічені елементи вартості зазвичай розраховуються (з можливим рівнем точності) до початку проєкту або субпроєкту залежно від типу розгортання ERP-системи і є базовим планом вартості в процесі реалізації проєкту впровадження поряд з базовим планом за обсягом робіт (докладніше – див. статтю «Методологія впровадження ERP-системи D365FO має значення»).
- Вартість ліцензій на програмний продукт Microsoft Dynamics 365 finance and operations applications:
- В екосистемі розрізняються 4 основні програмні продукти, які можуть бути придбані незалежно один від одного + додаткові програмні пакети, що надають ряд специфічних функцій – Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Commerce і Microsoft Dynamics 365 Human Resources;
- Користувачі, що ліцензуються, є іменними та поділяються на 4 типи:
- Premium;
- Standard;
- Operations – Activity;
- Team Member.
Наприклад, для Dynamics 365 Supply Chain Management (SCM):
- SCM Premium;
- SCM;
- Operations – Activity;
- Team Member;
Ліцензії на відповідні типи користувачів відрізняються правами та привілеями в рамках доступу до функцій системи. Є стандартні ролі, але можна створити специфічні кастомні ролі та наділити їх потрібними привілеями. Найдорожчий тип користувача – Premium, найдешевший – Team Member. На практиці конкретний розподіл ролей між користувачами проводиться на етапі підготовки до запуску ERP-системи та уточнюється після запуску системи у промислову експлуатацію.
- Вартість середовищ. У стандартному постачанні продукту (out-of-box) вже є 2 середовища, необхідних для налаштування та роботи ERP-системи – sandbox (тестування) та production (експлуатація). Необхідність у додаткових середовищах та оплаті за них залежить від таких факторів:
- Чи потрібна розробка у рамках проєкту. За необхідності будь-якої розробки (кодування) у рамках проєкту необхідні відповідні середовища у кількості, що визначається архітектурою розробки.
- Чи потрібна одночасна експлуатація однотипних середовищ. За порелізного введення ERP-системи в експлуатацію виникає необхідність одночасного використання кількох тестових середовищ або наявності додаткових середовищ для забезпечення процесу безперервного функціонування системи та одночасного її розгортання в рамках релізів.
- Вартість додаткового програмного забезпечення. Якщо на етапі проєктування ERP-системи було прийнято рішення про необхідність використання додаткового програмного забезпечення для функціонування бізнес-процесів, то виникає необхідність у придбанні відповідних програмних пакетів.
- Вартість проєкту впровадження ERP-системи. Ця вартість визначається двома показниками:
- Кількість трудовитрат (в людино-годинах), які необхідно витратити для виконання всіх робіт у рамках проєкту впровадження відповідно до підходу, обраного для проєкту або субпроєкту (докладніше про підходи див. статтю «Методологія впровадження ERP-системи D365FO має значення»). Цей фактор є змінним і безпосередньо залежить від Обсягу робіт (Scope), тобто кількості та трудомісткості робіт, що виконуються в рамках проєкту впровадження системи. Будь-які зміни в обсязі робіт порівняно з плановим призводять до зміни кількості трудовитрат і, відповідно, вартості. Таким чином, вартість проєкту або його частин є вторинним фактором і, відповідно, керування цією вартістю означає необхідність управління обсягом робіт та трудовитратами на ці роботи.
- Вартість людино-години (ставкою), яка визначається комерційними угодами між Замовником та Виконавцем та фіксується відповідним контрактом.
- Вартість постпроєктного супроводу. Ці витрати асоціюються з роботами, які виконуються щодо супроводу продукту, що вже введений у промислову експлуатацію. Виконання цих робіт зазвичай регламентується окремим контрактом із відповідними умовами. Кількість трудовитрат у рамках такого контракту зазвичай залежить від таких факторів:
- Кількість та кваліфікація персоналу, який знаходиться в штаті Замовника та виконує роботи з супроводу ERP-системи;
- Кількість процесів/користувачів у рамках системи;
- Якість тестування системи перед її запуском у промислову експлуатацію;
- Кваліфікація та якість навчання кінцевих користувачів роботі в системі;
- Кількість нестандартних та незапланованих операцій у системі, які можуть виникнути поза рамками, що проєктувалися;
- Якість даних, що використовуються (довідників та ін.);
- Кількість та специфіка інтеграцій зі сторонніми системами;
- Ініційовані зміни (нові вимоги або коригування налаштованих процесів).
Враховуючи те, що окремі елементи TCO можуть бути сплановані перед початком проєкту впровадження ERP-системи, а окремі – ні, а також те, що вартість проєкту є вторинним фактором, що насамперед залежить від вимог та кількості трудовитрат, практичне управління вартістю є комплексним процесом, безпосередньо пов’язаним з управлінням обсягом робіт та їх пріоритизацією, складністю цих робіт, кількістю та якістю інтеграцій, кількістю та кваліфікацією персоналу тощо, та вимагає відповідних комплексних підходів та оцінок, починаючи з етапів передпроєктної постановки завдання та планування, і закінчуючи постпроєктним супроводом.
Точне розуміння факторів, що визначають вартість проєкту та методів управління ними, пов’язане з розумінням методики впровадження та потребує постійної уваги.
20+ років у сфері управління бізнесом, проєктами та продажами. Президент Project Management Institute (PMI), Kyiv Chapter з 2007 до 2012 року. Практичний досвід реалізації проєктів із планування корпоративних ресурсів (ERP), людських ресурсів (HR), маркетингу, організацій, EPM, PPM, BPMS та бізнес-процесів (BP).
