SMART SAF-T UA: Стандарти європейської звітності вже в Україні, перші кроки на шляху впровадження

Україна продовжує робити відповідні кроки на шляху інтеграції в ЄС, і одним зі складників цього процесу є впровадження аудиторського звіту SAF-T UA в Україні згідно з міжнародним стандартом електронного обміну достовірними даними бухгалтерського обліку, розроблений на основі рекомендацій Організації економічного співробітництва та розвитку (ОЕСР).

За 10 років використання стандарт SAF-T довів свою ефективність у країнах ЄС, забезпечивши більш прозорий та автоматизований формат взаємодії бізнесу з податковими органами.

SAF-T UA — це українська версія стандартного аудиторського файлу, який є електронним файлом стандартизованої структури, що містить експортовані з вихідної системи обліку дані про наявність та стан активів, власного капіталу та зобов’язань, а також інформацію щодо змін у фінансово-господарському стані суб’єкта господарювання за певний період.

Впровадження SAF-T UA в Україні — це стратегічний крок до цифровізації фінансового контролю.

Насамперед про адаптацію до нових вимог мають подбати великі платники податків та компанії, які перебувають на обліку як платники ПДВ. Саме для них новий формат звітності став обов’язковим уже з 2025 року. І щоб бути готовими до перевірок у новому форматі, бізнесу варто завчасно впровадити ефективне програмне рішення для автоматизації формування аудиторського файлу SAF-T в Україні, а також підготувати дані в потрібному форматі.

Команда SMART business, маючи понад 16 років досвіду цифровізації фінансових процесів в українських компаніях, подбала про своїх клієнтів, що використовують Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications (D365FO Apps) і створила рішення SMART SAF-T for Ukraine (далі — SMART SAF-T UA), виходячи з глибокого розуміння специфіки локального обліку й можливостей системи.

В пакеті впровадження окремим сервісом може виступати етап аналізу, який містить спеціальну анкету. Вона дозволяє клієнту визначити всі джерела інформації для побудови звіту, встановити співвідношення між сутностями Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications та стандартними довідниками, що використовуються в звіті, а також підготувати свої дані відповідним чином.

Що таке SMART SAF-T UA в межах Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications?

SMART SAF-T UA — інтегроване рішення, що базується на функціоналі системи Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications. Воно автоматизує формування звітів SAF-T в Україні відповідно до формату, затвердженого ДПС, і відповідає вимогам електронного аудиту.

Що таке звітність SAF-T UA?

Звітність SAF-T UA — це електронний формат податкової звітності, який відповідає міжнародному стандарту Standard Audit File for Tax, адаптованому до вимог ДПС України.

Він є новим форматом електронної взаємодії з ДПС, що вимагає від компаній якісної організації внутрішніх даних, узгодженості облікових систем і точності у звітності.

Основна мета SAF-T UA: що це за інструмент для ДПС і бізнесу?

Аудиторський файл SAF-T UA створений для стандартизації електронної звітності між бізнесом і ДПС. Його головна мета — забезпечити прозорий, структурований і автоматизований обмін фінансовими та податковими даними.

Аудиторський файл SAF-T UA дозволяє податковим органам:

• оперативно отримувати доступ до повного обсягу облікових і фінансових даних компанії;
• забезпечити прозорий доступ до даних, що допомагає податковим органам швидше аналізувати звітність і рідше звертатися з додатковими запитами;
• знизити вплив людського фактора завдяки автоматичному аналізу даних;
• мінімізувати ризик помилок, пов’язаних із ручним введенням і перевіркою даних;
• скоротити час перевірок і зменшити адміністративне навантаження як на бізнес, так і на ДПС;
• зменшити ризики корупційного впливу — шляхом прозорості процедур і зменшення суб’єктивного втручання в процес перевірки.

Для компаній SAF-T UA — це стимул до впорядкування внутрішніх даних та оптимізації процесів обліку. Стандартизована структура файлу дозволяє вибудувати єдиний підхід до зберігання, аналізу й передачі інформації, що позитивно впливає на загальну якість фінансового контролю.

Які дані включає SAF-T UA?

Структурований аудиторський файл охоплює повний набір структурованих даних, які формуються на підставі інформації з облікової системи компанії. Його мета — надати податковим органам повну, точну й уніфіковану картину господарської діяльності підприємства для електронного аудиту.

SAF-T UA охоплює такі ключові блоки даних:

• Головна книга — інформація з облікових реєстрів, що відображає загальний фінансовий стан компанії та проводки за рахунками.
• Розрахунки з покупцями — включає довідник контрагентів-покупців, відомості про реалізацію товарів і послуг, а також історію надходжень коштів.
• Розрахунки з постачальниками — охоплює довідник контрагентів-постачальників, дані про закупівлі та платежі постачальникам.
• Необоротні активи — дані про основні засоби та нематеріальні активи, а також облік амортизації, переоцінки й інших змін у їхній вартості.
• Запаси та продукція — включає довідники товарів, робіт і послуг, а також їхній рух у межах складських та операційних процесів.

Структура аудиторського файлу SAF-T UA

Формат SAF-T UA базується на міжнародних стандартах електронної звітності та має чітку XML-структуру, затверджену ДПС України. Всі елементи звіту організовані відповідно до XSD-схеми, що дозволяє податковим органам швидко обробляти дані в автоматизованому режимі.

Аудиторський файл SAF-T UA складається з кількох ключових розділів:

1. Заголовок (Header) — містить загальні дані про звіт:

• період звітності;
• найменування компанії;
• ідентифікаційні коди (ЄДРПОУ, ІПН);
• дата формування звіту;
• відповідальні посадові особи.

2. Довідники (MasterFiles) — цей блок об’єднує всі необхідні довідники, які використовуються в інших частинах файлу:

• контрагенти;
• запаси та номенклатура;
• рахунки бухгалтерського обліку;
• облікова політика;
• структурні підрозділи;
• договори тощо.

У SAF-T UA передбачено 15 типів довідників, кожен із яких має чітко визначені обов’язкові поля.

3. Бухгалтерські операції (GeneralLedgerEntries) — цей блок описує всі фінансові транзакції за обраний період.

Кожна операція повинна бути пов’язана з відповідними довідниками та документами. Всі записи мають містити:

• дату операції;
• суму;
• рахунки дебету та кредиту;
• посилання на пов’язані документи тощо.

4. Первинні документи (SourceDocuments) — інформація про документальне забезпечення запасів бухгалтерського обліку.

Блок «Первинні документи» містить інформацію про всі документи, що підтверджують операції:

• рахунки-фактури;
• акти виконаних робіт;
• податкові накладні;
• банківські виписки;
• платіжні доручення.

Цей блок дозволяє ДПС оперативно перевіряти джерела даних без запиту окремих документів у компанії.

Обмеження розміру файлу:

• 600 МБ — максимальний розмір сформованих файлів даних XML;
• сформовані файли даних SAF-T UA підлягають архівуванню в zip-архів;
• розмір zip-архіву не може перевищувати 2 ГБ;
• zip-архів може містити декілька файлів даних XML;
• за одну передачу до системи обробки даних ДПС можна направити не більше ніж 10 файлів zip-архівів.

Принцип подання кількох файлів даних SAF-T UA:

Принцип 1. Один файл. Полягає в тому, що один відбір даних призводить до формування одного файлу даних SAF-T UA.

1_1 Заголовок (Header), Довідники (MasterFiles), Бухгалтерські операції (GeneralLedgerEntries), Інформація про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку (SourceDocuments).

Принцип 2. Множина файлів. Полягає в тому, що один відбір даних призводить до формування множини файлів даних.

1_2 Заголовок (Header) і Довідники (MasterFiles).

2_2 Заголовок (Header) і Бухгалтерські операції (GeneralLedgerEntries).

Як рішення SMART SAF-T UA автоматизує формування звітності SAF-T UA?

Рішення SMART SAF-T UA створене з урахуванням усіх актуальних вимог податкової служби України, міжнародних стандартів електронного аудиту та законодавчих норм. SMART business системно відстежує нормативні зміни, щоб забезпечити українському бізнесу максимально зручний та надійний інструмент автоматизації звітності SAF-T UA.

Основні функціональні можливості SMART SAF-T UA:

• Глибока інтеграціяз Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications і SMART Accounting for Ukraine, що дозволяє автоматично використовувати актуальні бухгалтерські й податкові дані. Всі дані зберігаються в D365FO Apps. Це усуває необхідність ручного введення інформації й суттєво знижує ризик помилок.
• Можливість імпорту даних з інших джерел важлива для підприємств, які вели облік в різних облікових системах протягом звітного періоду або не мають певних даних, наприклад «Облікова політика», в поточних облікових системах. Рішення передбачає імпорт даних засобами Excel за допомогою Data Management і коригування цих даних.
• Зручний попередній перегляд даних у вигляді таблиць — перед остаточним формуванням файлу користувач може переглянути дані в таблицях, виявити потенційні помилки або неточності й виправити їх безпосередньо у звіті. Крім того, можливий експорт цих таблиць в Excel для додаткового опрацювання та імпорту назад у систему.
• Можливість коригування даних передбачає внесення змін в попередньо сформований пакет даних з логуванням історії змін.
• Вбудована валідація даних перед формуванням звіту — перед створенням SAF-T-файлу система перевіряє наявність усіх обов’язкових полів, відповідність формулам, які вказала ДПС у вимогах до формування файлу, та інших ключових параметрів. Усі виявлені невідповідності зберігаються в окремій таблиці для аналізу та подальшого доопрацювання.
• Збереження версій SAF-T UA в системі.Всі передекспортні версії звіту зберігаються в системі з вказанням дати створення файлу і періоду формування для можливості повторного перегляду та вивантаження.
• Автоматичне формування SAF-T-файлів у форматі XML — SMART SAF-T UA генерує звітність у повній відповідності до затвердженої ДПС XSD-схеми. Вся інформація — від транзакцій до податкових накладних — структурована за стандартом, за принципом множини файлів (згідно з вимогами податкової інспекції) з розбивкою за днями, кварталами, місяцями, роками.
• Автоматичне створення zip-архівів із SAF-T-файлами — готові XML-файли автоматично упаковуються у zip-архіви у форматі, необхідному для завантаження через Електронний кабінет платника податків.
• Підтримка рішення. Оновлення Рішення надається клієнтам Компанії з активною передплатою на безоплатній основі для продукту Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications, який є на етапі основного періоду підтримки компанією Microsoft.
• Підтримка змін згідно з законодавством. Термінові оновлення законодавства або термінові виправлення помилок надаються клієнтам без прив’язки до періодичності виходу оновлень. Компанія надає детальний опис змін в кожному оновленні та публікує його не пізніше дати виходу оновлення.

Впровадження рішення SMART business з підготовки даних і формування SAF-T UA передбачає такі кроки:

1. Визначення джерел інформації для всіх складників Звіту.
2. Аналіз поточних налаштувань (кількість компаній, План рахунків, Фінансові аналітики, Довідники, кількість операцій, наявність української локалізації SMART Accounting for Ukraine, наявність інших локалізацій, параметри модулів тощо).
3. Аналіз повноти даних, якщо не все ведеться в D365FO Apps.
4. Аналіз супутньої інформації для подання звіту. Наприклад, Посадові особи, засновники, Облікова політика тощо.
5. Аналіз української локалізації, яку використовує Клієнт. Коди ІПН, ЄДРПОУ, УКТ ЗЕД, KSPOVO, Кореспонденція, перша подія тощо. Визначення джерел для формування звіту, якщо немає української локалізації (довідники, перша подія і кореспонденція).
6. Інсталяція рішення на середовище Клієнта.
7. Мепінг між стандартними даними й полями Клієнта. Мепінг Плану рахунків та інших довідників налаштовується за допомогою спеціального інтерфейсу, що є частиною рішення, в якому для стандартного значення SAF-T UA визначається значення з D365FO Apps.
8. Підготовка даних для звіту виконується на підставі даних D365FO Apps за допомогою зручних форм (Заголовок, Довідники, Бухгалтерські операції, Інформація про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку). Формування даних виконується згідно з вимогами Податкової служби України.
9. Імпорт даних з інших систем (не D365FO Apps). Робота з формами дозволяє імпортувати дані з інших систем, формат імпорту — Excel, XML. Таким чином, можливо додавати, збагачувати дані й вносити необхідні коригування. Наприклад, можна додати значення кодів і дат оригінальних документів, додати записи операцій, що ведуться в іншій системі, або відкоригувати потрібні значення.

Для цілей перевірки даних є можливість експортувати дані форматі Excel, XML. Ця ж опція підійде для вивантаження даних, щоб побудувати звіт в третій системі. Наприклад, у разі передачі даних аудиторській компанії, сам файл SAF-T UA в форматі XML формуватиметься на підставі додатків, запропонованих аудиторами.

10. Формування звіту в форматі XML, згідно з «Детальним технічним описом елементів SAF-T UA» для подальшого завантаження файлів в системи подання звітності через кабінет платника податків або інші системи, які працюють з такими форматами, наприклад M.E.DOC.
11. Перевірка сформованих файлів згідно з XSD-схемою.

Більше інформації про рішення SMART SAF-T for Ukraine команда SMART business радо надасть на персональній зустрічі, замовити яку можна тут.

Консультація

Допомагаючи бізнесу відповідати на виклики, пов’язані з оновленнями законодавства щодо формування SAF-T UA, наша команда створила рішення SMART SAF-T UA та надає послуги з аналізу та консалтингу, які допомагають дотримуватися вимог і заощаджувати час та зусилля ваших фахівців

Софія Кобрин

Product Owner, Senior AX/FO Consultant

Для кого буде корисним рішення SMART SAF-T UA у межах Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations Applications

Рішення стане надійною опорою для:

• Фінансових директорів і головних бухгалтерів, які цінують точність, стабільність та можливість швидко сформувати звіт;
• Підприємств, які працюють в Microsoft D365FO Apps, а також використовують SMART Accounting for Ukraine — адже SMART SAF-T UA інтегрується з ними на глибокому рівні, не потребуючи зайвих переналаштувань;
• Міжнародних компаній та груп, які вже знайомі з вимогами SAF-T в інших країнах та прагнуть впровадити аналогічні стандарти в Україні без втрати контексту;
• IT-директорів і керівників департаментів автоматизації, які хочуть мати контрольований, масштабований і гнучкий інструмент, що не додає складності в наявний ІТ-ландшафт;
• Компаній, які готуються до перевірок чи проходять аудит — завдяки стандартизованому формату, SMART SAF-T UA легко адаптується до вимог органів контролю, зменшуючи ризики невідповідностей.

Пропонуємо долучитися до офіційного тестування SAF-T UA на платформі ДПС за участі нашої команди.
Ви отримаєте:

• професійну підтримку на всіх етапах тестування
• допомогу з аналізом помилок, валідацією файлів та поясненням вимог формату
• швидкий зворотний зв’язок та комунікацію з технічною командою
• можливість першими адаптувати облік під майбутнє обов’язкове подання SAF-T UA

Не чекайте на обов’язкове впровадження — станьте першими, хто освоїть новий формат звітності з професійною підтримкою. Заповнюйте форму — і наша команда підтримає вас в процесі подання SAF-T UA.

Часті запитання

В чому різниця між SAF-T та SAF-T UA?

SAF-T — це міжнародний стандарт для обміну податковими та фінансовими даними.

SAF-T UA — адаптована до вимог українського законодавства версія цього формату, яка враховує місцеву специфіку обліку, податків і структуру даних.

Який формат файлу SAF-T UA?

Файл SAF-T UA формується у форматі XML. Це дає змогу структурувати дані й автоматично обробляти їх, бачити повну картину і швидко знаходити потрібну інформацію. Такий підхід підвищує прозорість та рівень довіри з боку органів контролю.

Які переваги використання SAF-T UA?

Використання структурованого аудиторського файлу спрощує взаємодію з податковою, зменшує ризики помилок у звітності та пришвидшує перевірки. Дані передаються у стандартизованому вигляді, що пришвидшує перевірки, зменшує кількість запитів від податкової та мінімізує ризики штрафів.

Хто повинен використовувати SAF-T UA — законодавство й обов’язки?

Впровадження SAF-T UA закладено у законопроєкті №6255 і передбачає, що:

• З 2025 року подання звітності буде обов’язковим для великих платників податків.
• З 2027 року — для всіх платників ПДВ.

Коли необхідно подавати звітність SAF-T UA?

Звітність необхідно подавати у строки, визначені податковим законодавством для кожної категорії платників. Для великих платників — з 2025 року, а для всіх платників ПДВ — з 2027 року. Рекомендуємо регулярно стежити за оновленнями на сайті ДПС, щоб своєчасно реагувати на зміни.

За який період необхідно подавати звітність?

Звітність SAF-T UA подається за звітний період, що відповідає календарному місяцю або кварталу, залежно від вимог ДПС та внутрішньої політики компанії.

Який термін подання файлу SAF-T?

Аудиторський файл потрібно подати протягом двох робочих днів після отримання офіційного запиту від ДПС. Рекомендуємо зберігати всі підтвердження надсилання, зокрема квитанцію про отримання, яка підтверджує, що звіт надійшов в обробку.

Чи може бути збільшений термін на подання звіту SAF-T?

Так, подовження строку можливе — за умови офіційного звернення компанії-платника до органу контролю та отримання відповідного погодження. Водночас варто враховувати, що до 25 грудня поточного року оприлюднюється план-графік документальних планових перевірок на наступний рік, і про планову перевірку платника податків зобов’язані повідомити за 10 календарних днів до її початку. Це дає компанії додатковий час для підготовки звітності, зокрема SAF-T UA.

Як подати звіт SAF-T UA в електронному кабінеті ДПС?

Щоб передати звіт, платнику податків необхідно сформувати файл у затвердженій структурі XML та надіслати його через Електронний кабінет платника ДПС. Після надсилання система ДПС автоматично сформує квитанції про отримання документа:

• Перша квитанція формується після перевірки SAF-T в електронному кабінеті на відповідність структури файлу вимогам XSD-схеми.
• Друга квитанція надсилається після підтвердження ДПС.

Їх слід зберегти — оскільки вони підтверджують, що звіт надійшов в обробку.

Також варто переконатися, що ваше програмне забезпечення, яке використовується для генерації SAF-T в Україні, відповідає актуальній версії специфікації, затвердженій податковим органом. Рішення SMART SAF-T UA значно спрощує процес моніторингу змін щодо вимог, адже SMART business регулярно оновлює рішення, забезпечуючи його відповідність актуальній специфікації, затвердженій ДПС.

Чи можна виправити звіт SAF-T UA?

У разі отримання від ДПС повідомлення про відхилення поданого файлу SAF-T UA, відправник має виправити помилки й повторно надіслати документ. Зазвичай для виправлення відводиться 10 днів, і прострочення цього терміну може призвести до подвоєння штрафних санкцій. Важливо врахувати, що через специфіку обробки файлу податковими органами подання коригувальних звітів не завжди можливе, тому до формування файлу варто ставитися з особливою увагою, щоб уникнути помилок і зайвих ризиків. Автоматизація у цьому плані суттєво спрощує процес.

До яких викликів має бути готовий бізнес в рамках впровадження стандарту SAF-T в Україні?

Бізнес має бути готовим до технічних, організаційних, фінансових, юридичних й регуляторних викликів, про кожен з яких SMART business детальніше розповіли у цій статті.

Де можна знайти детальний технічний опис елементів SAF-T UA?

Файл «Детальний технічний опис елементів SAF-T UA V2.0» доступний для завантаження на офіційному сайті ДПС України. У ньому подано повну структуру XML-файлів з описами та зазначенням обов’язкових полів згідно з вимогами стандарту.