ERP-ის იმპლემენტაციის პროექტის შეფასების პროცესი ხორციელდება შემდეგი ძირითადი ატრიბუტების დასადგენად:
- მასშტაბი,
- სამუშაო,
- ხანგრძლივობა,
- რელიზის გეგმა,
- ღირებულება,
- პროექტის ლიცენზირების ნაწილი,
- გუნდი,
- დაშვებები და შეზღუდვები.
ამ პროცესში ოპერაციების შეფასების პროცესის დიაგრამა, შემადგენლობა და საბოლოო შედეგები მოცემულია ქვემოთ:
პროექტის შეფასების პროცესის აქტივობები ხორციელდება მომხმარებელსა და კონტრაქტორს შორის მჭიდრო თანამშრომლობით და შეიძლება შეფასდეს შემდეგნაირად:
- მაღალი დონის სქოუფის განსაზღვრა – ERP სისტემის ფუნქციების მოთხოვნების განსაზღვრა მომხმარებლის ოფიციალური ან არაფორმალური მოთხოვნის საფუძველზე. ეს დავალება შეიძლება შესრულდეს განმეორებით და, როგორც წესი, მოითხოვს მოთხოვნების ფორმალიზაციას და კლასიფიკაციას. ამ მიზნით გამოიყენება სტანდარტული ბიზნეს პროცესების კლასიფიკატორი.
- მოთხოვნების დახვეწა – მომხმარებლის მოთხოვნების დაზუსტება შეხვედრების ჩატარებით, შესაძლოა ERP სისტემის ზოგიერთი ფუნქციის დემონსტრირებით, რათა განისაზღვროს ძირითადი საკითხები/შეზღუდვები/პროცესები/მოლოდინები და სხვა ატრიბუტები, რომლებიც განსაზღვრავენ პროექტის მართვის ძირითად ფაქტორებს (იხილეთ ზემოთ). ეს ოპერაცია გამოიყენება დაბალი სირთულის პროექტებისთვის.
- Discovery პროექტის განხორციელება – ეს ოპერაცია არსებითად ქვეპროექტია, რომელიც მკაცრად რეკომენდებულია მთავარი იმპლემენტაციის პროექტის მაღალი ხარისხის გეგმის მისაღებად. ეს ქვეპროექტი არ ცვლის ანალიზის ფაზას მთავარ პროექტში (იხილეთ სტატია „D365FO ERP განხორციელების მეთოდოლოგია მნიშვნელოვანია“), მაგრამ საშუალებას გაძლევთ საკმარისად ზუსტად შეიმუშავოთ საშუალო და მაღალი სირთულის ERP განხორციელების მთავარი პროექტის შეფასება და დაგეგმვა. აღმოჩენის ფარგლებში სამუშაოს შესრულება, როგორც წესი, 3-დან 6 კვირამდე გრძელდება და ანაზღაურებადია, ასევე შესაძლებელია Microsoft-ის დაფინანსება. Discovery ქვეპროექტის ძირითადი შედეგები:
- პროექტის სქოუფი – პროცესები/ქვეპროცესები, სისტემის მოდულები,
- რელიზის გეგმა – კონტენტის დაჯგუფება ამ პროცესების ექსპლუატაციაში თანდათანობითი გაშვების მიზნით:
- პროცესების მიხედვით,
- იურიდიული პირების მიხედვით,
- გეოგრაფიული ლოკაციის მიხედვით.
- თითოეული რელიზისთვის სამუშაო ქვეპროცესების დონემდე დაყოფით,
- ხანგრძლივობა,
- ღირებულება,
- პროექტის გუნდი,
- სისტემის ლანდშაფტი – ERP სისტემის მოდულებისა და სისტემების ურთიერთქმედების დიაგრამა, რომლებიც ქმნიან მომავალი გადაწყვეტილების საერთო არქიტექტურას, მათ შორის მონაცემთა ნაკადები და ინტეგრაციის მეთოდები,
- Fit&Gap –მომხმარებლის მოთხოვნების დაფარვის პროცენტული მაჩვენებელი სისტემის სტანდარტული ფუნქციონალით,
- პროექტის ძირითადი რისკები და მათი მართვის მეთოდები,
- პროექტის შეფასების ძირითადი ვარაუდები,
- პროექტის შეზღუდვები.
- პროექტის შეფასება – შეაფასეთ შრომის ხარჯები, გუნდის ხარისხობრივი და რაოდენობრივი შემადგენლობა, ასევე პროექტის ხანგრძლივობა — პროცესებისა და პროექტის ეტაპების მიხედვით დაყოფით, შეფასების ფაილის ფორმატში.
- შეფასების შეთანხმება – გამართეთ შეხვედრები შეფასების მონაცემების წარსადგენად, განსახილველად და გასარკვევად, რათა გათვალისწინებული იყოს ყველა მოთხოვნა, შეზღუდვა, მოლოდინი და შეფასება ასევე გასაგები იყოს მომხმარებლისთვის.
- კომერციული წინადადების შექმნა/შეთანხმება – შეიმუშავეთ დოკუმენტი, რომელიც შეაჯამებს წინა ეტაპზე შესრულებულ სამუშაოს შედეგებს (სურვილის შემთხვევაში, ERP სისტემის დანერგვის პროექტის გეგმას MS Project ფორმატში) და ასევე შეიცავს ინფორმაციას როგორც პროექტისა და სისტემის ღირებულებაზე, ასევე იმ ელემენტებზე, რისგანაც შედგება ეს ღირებულება, და მის ფორმირების პრინციპებზე. ეს დოკუმენტი წარმოადგენს ოფიციალურ წინადადებას და, მომხმარებლის მიერ მისი მიღების შემთხვევაში, საფუძვლად გამოიყენება შესაბამისი ხელშეკრულებების მომზადების, შეთანხმებისა და გაფორმებისთვის.
ERP-ის იმპლემენტაციის პროექტის ღირებულება
ღირებულება ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ფაქტორია, რომელიც გასათვალისწინებელია კონკრეტული ERP სისტემის არჩევისას და მისი დანერგვისას. არსებობს რამდენიმე ასპექტი, რომელიც უნდა გაიგოთ და გაითვალისწინოთ ERP Microsoft Dynamics 365-ის ფინანსური და ოპერაციული აპლიკაციების (Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Commerce და Microsoft Dynamics 365 Human Resources) დანერგვის კონკრეტული პროექტის ღირებულების შეფასებისას.
საკუთრების მთლიანი ღირებულება (TCO) განისაზღვრება სისტემის გამოყენების მთელი სასიცოცხლო ციკლისთვის და შემდეგი ელემენტებისგან შედგება:
- Microsoft Dynamics 365-ის ფინანსური და ოპერაციული აპლიკაციების პროგრამული პროდუქტის ლიცენზიების ღირებულება,
- იმ გარემოების ღირებულება, რომლებიც საჭიროა პროგრამული უზრუნველყოფის გადატანასა და ოპერირებისთვის, თუკი ისინი არ შედის ERP სისტემასთან ერთად სტანდარტულად მიწოდებულ კომპლექტში.
- დამატებითი პროგრამული პროდუქტების ღირებულება (მაგალითად, Office 365, გარე Power BI და სხვ.), თუკი მათი გამოყენება გათვალისწინებულია ბიზნეს პროცესების ფარგლებში, ასევე დამატებითი მოდულებისა და სერვისების ღირებულება (მაგალითად, ლოკალიზაციის პაკეტები კონკრეტული ქვეყნებისთვის),
- ERP სისტემის დანერგვის პროექტის ღირებულება იმ პროცესებისა და ფუნქციონალის ჭრილში, რაც პროექტის ფარგლებში ხორციელდება,
- სისტემის პროექტის შემდგომი მხარდაჭერის ღირებულება.
ERP სისტემის დანერგვის პროცესის აგების ორი ძირითადი ვარიანტი არსებობს:
- კომპლექსური პროექტი (ერთ ან რამდენიმე რელიზში), რომლის ფარგლებშიც შესაძლებელია სამუშაოების მოცულობის (Scope) დაგეგმვა პროექტის დაწყებამდე;
- ეტაპობრივი (release-by-release) პროექტი, სადაც სამუშაოების მოცულობა განისაზღვრება ყოველი შემდეგი რელიზის დაწყებამდე.
შესაბამისად, ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი ხარჯის კომპონენტი, ERP სისტემის დანერგვის ტიპიდან გამომდინარე, როგორც წესი, ანგარიშდება (შესაძლებელი სიზუსტით) პროექტის ან ქვეპროექტის დაწყებამდე და წარმოადგენს დანერგვის პროექტის საბაზისო ხარჯთაღრიცხვას, სამუშაოების მოცულობის საბაზისო გეგმასთან ერთად (დამატებითი ინფორმაცია იხ. “D365FO ERP იმპლემენტაციის მეთოდოლოგია მნიშვნელოვანია”).
- ლიცენზიების ღირებულება Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations-ის პროგრამული უზრუნველყოფისთვის:
- სისტემაში არსებობს ოთხი ძირითადი პროგრამული პროდუქტი, რომლებიც ცალ-ცალკე შეგიძლიათ შეიძნოთ, და ასევე დამატებითი მოდულები კონკრეტული ფუნქციონალისთვის: Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Commerce and Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
- ლიცენზირებული მომხმარებლები სახელობითად ინიშნება და იყოფიან ოთხ კატეგორიად:
- Premium,
- Operations – Activity,
- Standard,
- Team Member.
მაგალითისთვის, Dynamics 365 Supply Chain Management-ისთვის (SCM) გათვალისწინებულია:
- SCM Premium,
- SCM,
- Operations – Activity,
- Team Member.
შესაბამისი ლიცენზიები ერთმანეთისგან განსხვავდება სისტემის ფუნქციონალზე წვდომის უფლებებით. შესაძლებელია სტანდარტული როლების გამოყენება ან ინდივიდუალური როლების შექმნა საჭირო უფლებებით. ყველაზე ძვირი ლიცენზიაა Premium, ყველაზე იაფი კი – Team Member. პრაქტიკაში მომხმარებელთა როლები ზუსტდება სისტემის დანერგვამდე და საბოლოოდ – Go-Live ეტაპზე.
- საოპერაციო გარემოს ღირებულება: პროდუქტის საბაზისო პაკეტი მოიცავს ორ გარემოს – სატესტო (sandbox) და საოპერაციო (production). დამატებითი გარემოების საჭიროება დამოკიდებულია:
- პროექტის ფარგლებში რაიმე სახის დეველოპმენტის აუცილებლობაზე. თუ პროექტის ფარგლებში აუცილებელია სისტემის მოდიფიკაცია ან დეველოპმენტი (coding), საჭირო გარემოების რაოდენობა განისაზღვრება არქიტექტურული მიდგომით და დამოკიდებულია იმაზე, რამდენი ცალკე დველოპმენტის ან ტესტირების ეტაპია გასათვალისწინებელი;
- ერთდროულად რამდენიმე გარემოს პარალელურად გამოყენების საჭიროებაზე, მაგალითად მაშინ, როცა სისტემა ეტაპობრივად (release-by-release) ამოქმედდება, შეიძლება საჭირო გახდეს რამდენიმე სატესტო ან დამატებითი საოპერაციო გარემოს არსებობა, რათა უზრუნველყოფილ იქნეს სისტემის შეუფერხებელი ფუნქციონირება და მისი თანმიმდევრული დანერგვა სხვადასხვა რელიზის ფარგლებში.
- დამატებითი პროგრამული უზრუნველყოფის ღირებულება. თუ სისტემის დიზაინის ეტაპზე გაირკვა, რომ ბიზნეს-პროცესებისთვის აუცილებელია დამატებითი პროგრამების გამოყენება (მაგალითად, Office 365, Power BI, ლოკალიზაციის პაკეტები), უნდა გაითვალისწინოთ მათი ლიცენზიების შესყიდვაც.
- ERP სისტემის დანერგვის პროექტის ღირებულება: ეს ღირებულება ორი ძირითადი პარამეტრით განისაზღვრება:
- შრომითი დანახარჯების ოდენობა (საათებში გამოხატული), რომელიც საჭიროა ERP სისტემის დანერგვის გეგმის ფარგლებში ყველა სამუშაოს შესრულებისთვის, იმ მიდგომის შესაბამისად, რომელიც არჩეულია კონკრეტული პროექტისთვის ან ქვეპროექტისთვის (დამატებითი ინფორმაცია იხილეთ სტატიაში „D365FO ERP იმპლემენტაციის მეთოდი მნიშვნელოვანია“).
ეს ფაქტორი ცვალებადია და პირდაპირ არის დამოკიდებული სამუშაოს მოცულობაზე, ანუ იმ ამოცანების რაოდენობასა და შრომატევადობაზე, რომლებიც განხორციელდება სისტემის დანერგვის პროცესში. შესაბამისად, თუ სამუშაოს მოცულობა არ იცვლება იმასთან შედარებით, რაც განსაზღვრული იყო პროექტის/ქვეპროექტის დაწყებამდე, მაშინ ხარჯიც უცვლელი რჩება. თუმცა, სამუშაოს მოცულობის ნებისმიერი ცვლილება იწვევს შრომითი დანახარჯების და შესაბამისად, საერთო ხარჯების ცვლილებასაც.
ამგვარად, პროექტის ან მისი ნაწილის ღირებულება წარმოიშობა მეორადად და ამ ღირებულების მართვა ფაქტობრივად გულისხმობს სამუშაოს მოცულობისა და მასზე გაწევადი შრომითი რესურსების მართვას. - ერთ საათიან სამუშაოზე განკუთვნილი ღირებულება (რეიტი), რომელიც განისაზღვრება დამკვეთსა და შემსრულებელს შორის გაფორმებული კომერციული შეთანხმებების საფუძველზე და ფიქსირდება შესაბამის ხელშეკრულებაში.
- პროექტის შემდგომი მხარდაჭერის ღირებულება ეს ხარჯები დაკავშირებულია იმ სამუშაოებთან, რომლებიც ხორციელდება უკვე კომერციულ ექსპლუატაციაში გაშვებული პროდუქტის მხარდასაჭერად. აღნიშნული სამუშაოების შესრულება, როგორც წესი, რეგულირდება ცალკე გაფორმებული ხელშეკრულებით, შესაბამისი პირობებით. ასეთ ხელშეკრულებაზე გათვალისწინებული შრომითი რესურსების ოდენობა, ჩვეულებრივ, დამოკიდებულია შემდეგ ფაქტორებზე:
- ა. იმ პერსონალის რაოდენობა და კვალიფიკაცია, რომელიც დამკვეთის მხარეს მუშაობს და უზრუნველყოფს სისტემის მხარდაჭერას,
- პროცესებისა და მომხმარებლების რაოდენობაზე ERP სისტემაში,
- სისტემის ტესტირების ხარისხზე Go-Live-მდე,
- საბოლოო მომხმარებლების გადამზადების ხარისხსა და მათ კვალიფიკაციაზე,
- არასტანდარტული და დაუგეგმავი ოპერაციების რაოდენობაზე, რომლებიც პროექტით განსაზღვრული ჩარჩოს გარეთ შეიძლება წარმოიშვას,
- მონაცემთა (საქაღალდეების და სხვა ინფორმაციის) ხარისხზე,
- ERP სისტემის გარე სისტემებთან ინტეგრაციების რაოდენობასა და სპეციფიკაზე,
- ცვლილებების ინიცირებაზე — მათ შორის ახალი მოთხოვნები ან კონფიგურირებული პროცესების ცვლილებები.
იმის გათვალისწინებით, რომ TCO-ის (სრული საკუთრების ღირებულების) ზოგიერთი ელემენტის დაგეგმვა შესაძლებელია ERP სისტემის დანერგვის პროექტის დაწყებამდე, ხოლო სხვების – არა, და ასევე იმ ფაქტორიდან გამომდინარე, რომ პროექტის ღირებულება დამოკიდებულია მოთხოვნებსა და შრომის რესურსების რაოდენობაზე, ხარჯების პრაქტიკული მართვა წარმოადგენს რთულ პროცესს. იგი მჭიდროდ არის დაკავშირებული სამუშაოების მოცულობის მართვასთან და პრიორიტეტიზაციასთან, ამ სამუშაოების სირთულესთან, ინტეგრაციების რაოდენობასა და ხარისხთან, პერსონალის რაოდენობასა და კვალიფიკაციასთან და სხვა მსგავს ფაქტორებთან. შესაბამისად, ის მოითხოვს კომპლექსურ მიდგომებსა და შეფასებებს, დაწყებული წინასაპროექტო დავალებების ჩამოყალიბებისა და დაგეგმვის ეტაპიდან, დასრულებული პოსტპროექტული მხარდაჭერით.
პროექტის ღირებულების განმსაზღვრელი ფაქტორების და მათი მართვის მექანიზმების ზუსტი გააზრება მჭიდროდ არის კავშირში ERP სისტემის დანერგვის მოდელის სწორად გაგებასთან და მუდმივ ყურადღებას მოითხოვს.
20+ წლიანი გამოცდილება ბიზნესის, პროექტებისა და გაყიდვების მენეჯმენტის სფეროში. 2007 წლიდან 2012 წლამდე იყო პროექტების მართვის ინსტიტუტის (PMI) პრეზიდენტი, კიევის ფილიალში. აქვს პრაქტიკული გამოცდილება პროექტების განხორციელების სფეროში საწარმოს რესურსების დაგეგმვის (ERP), ადამიანური რესურსების (HR), მარკეტინგის, ორგანიზაციების, EPM, PPM, BPMS და ბიზნეს პროცესების (BP) მიმართულებით.
